Agendar as visitas para a equipe externa é um trabalho do gestor, mas que pode ser passado para a equipe em certas ocasiões.
Neste post, vamos explorar as possibilidades do agendamento de visitas, e explicar quem deve organizá-las para ter 100% de aproveitamento.
Conteúdo
A importância de agendar visitas para a equipe externa
Agendar visitas é uma atividade inseparável da equipe externa, e por ser tão simples de realizar, não é vista com olhos estratégicos pelo gestor.
Porém, quando criamos um método para realizar o agendamento, e começamos a enxergá-la como uma parte importante do processo, o trabalho começa a mudar.
O agendamento de visitas se torna mais eficaz quando consideramos os seguintes fatores:
1. Território
O gestor de equipes externas precisa ter pleno conhecimento da localização de seus funcionários aos seus clientes.
Se ele não tiver isso, ele pode acabar atribuindo visitas para lugares muito distantes, quando poderia passar a tarefa para um funcionário mais próximo.
No Contele Gestor de Equipes, o gestor tem a relação da localização de clientes e funcionários em tempo real, e a partir disso, ele pode atribuir visitas conforme a proximidade dos funcionários.
2. Roteirização otimizada
Quanto menos tempo sua equipe externa ficar dento do veículo, mais combustível ela economiza, e menor será o seu gasto com reembolso.
Veja também: Sistema de Roteirização de Vendas Externas
3. Cadência
Quantas visitas sua equipe externa consegue fazer por dia?
Sabendo essa resposta, você distribuirá visitas no equilíbrio certo para os funcionários, evitando uma série de problemas, como:
- Lugares não visitados;
- Visitas incompletas;
- Atendimento fora;
- Mau aproveitamento do tempo.
Se você não souber como definir uma cadência, peça um feedback da sua equipe, e identifique se atualmente a rotina deles está dando conta para realizar todas as visitas.
4. Tecnologia
Hoje em dia, usando apenas um smartphone, o funcionário externo tem acesso a GPS, roteirizações e formulários, eliminando a necessidade de levar papel para os clientes.
Se acrescentar o investimento em software de gestão de equipes externas, o funcionário terá uma série de funcionalidades na ponta dos dedos, tudo localizado em um único sistema e aplicativo.
As empresas que utilizam o Contele Gestor de Equipes, por exemplo, conseguiram um aumento de 27% na realização das visitas após sua implementação.
5. Gestão de dados
De que adianta roteirizar sua equipe externa, criar cadência e implementar tecnologia, se você não medir os resultados dessas ações?
Através dessas medições, o gestor pode traçar metas para os próximos meses.
Quem deve agendar visitas?
Em uma gestão de equipes externas, podemos nos deparar com três cenários quando perguntamos sobre quem agenda as visitas:
- O gestor;
- O colaborador;
- Híbrido.
Cada cenário apresenta suas vantagens e desvantagens, por isso, vou listar cada uma delas para vocês definirem o melhor para sua gestão de equipes externas.
1. Agendamento feito pelo gestor
Quando o agendamento é feito pela equipe de gestão, temos um trabalho mais baseado em métricas.
Isso se deve pelo fato do gestor ter acesso direto as informações dos funcionários e clientes, como:
- Localização;
- Visitas anteriores;
- Carteira de clientes;
- Prioridade de tarefas.
Porém, quando estamos tratando de uma equipe autônoma, o gestor não pode impor uma rotina para o parceiro, e sim apenas sugerir.
2. Agendamento feito pelos colaboradores;
A principal vantagem desta modalidade, é liberar tempo para o gestor cuidar de outros assuntos na empresa, sem sobrecarregar a equipe, visto que o agendamento ia ser dividido em partes para cada funcionário.
No entanto, o agendamento fica completamente dependente aos funcionários, e se não existir uma padronização, cada um vai agendar visitas de acordo com o que ele acha ideal, e quando isso acontece, é geralmente percebido uma queda de produtividade.
3. Agendamento híbrido;
Quando o gestor e a equipe externa agendam visitas, as suas vantagens se cruzam.
O gestor realiza o agendamento de forma estratégica baseado em métricas, enquanto o funcionário agenda visitas na rua quando enxergar uma oportunidade, baseada na sua localização e rotina.
Os benefícios de agendar visitas com um método
A partir do momento em que criamos um método para agendar visitas, podemos perceber uma série de benefícios surgindo.
Primeiramente, nós substituímos o bom senso dos funcionário pelo planejamento baseado em dados.
Além disso, conseguimos também:
- Otimização de tempo;
- Redução de custos com reembolso;
- Aumento nas visitações.
E os benefícios não acabam por aí.
Ao trabalhar com um sistema como o Contele Gestor de Equipes, você pode ver esses resultados multiplicando, graças a um sistema simples, que vai eliminar uma série de tarefas operacionais, fazendo o gestor focar na parte estratégica do negócio.
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