A automação na gestão de equipes externas é um assunto pouco discutido entre as empresas.
Ainda é muito difícil mostrar para o gerente, supervisor ou até mesmo dono da empresa, que é possível aplicar automação em atividades manuais.
O que a maioria dos líderes não sabem é que, além de reduzir custos, a automação de processos aumenta a produtividade, turbinando os resultados da empresa.
Gravei um vídeo com o gerente de produtos da Contele, Marco Antonio, que contou como a automação supriu a demanda de contratação de 3 funcionários:
Conteúdo
O que é automação de tarefas?
Primeiro, precisamos entender o que é a automação, e qual importância disso para as empresas hoje em dia.
Automação é identificar ações repetitivas e manuais na sua empresa, e buscar soluções tecnológicas para automatizar essas tarefas.
Como automatizar as tarefas na minha equipe externa?
Para implementar esse processo, é essencial que identifique 3 itens na sua equipe, que são:
- Quais são as atividades da minha equipe?
- Dessas atividades, quais são de rotina e manuais?
- Quanto tempo minha equipe gasta com as atividades de rotina que são manuais?
Ou seja, o líder precisa fazer um mapeamento de todas as atividades da equipe, seja em processos internos ou em ações diretas com cliente.
Dessas ações, é necessário entender quais são de rotina e manuais, quanto tempo é gasto nelas, e qual impacto disso no fluxo de trabalho.
Por onde começar a implementar o processo?
Uma boa dica do Marco Antonio, é identificar o colaborador que mais se queixa de estar ocupado e necessitar de mão de obra.
Provavelmente, essa queixa está relacionada a um excesso de atividades manuais, que demandam tempo e esforço.
Aplique a análise com esse colaborador, e veja se a automatização de processos não é a solução.
Faça um mapa do passo a passo que é utilizado, pois isso poderá dar uma luz de como o processo pode ser automatizado.
Após isso, busque uma forma de automatizar esse processo, mesmo que seja em partes.
Um exemplo de software de automatização é o integrador Zapier, onde é possível conectar ferramentas como e-mails, planilhas, redes sociais, CRM, entre outros.
Como a automatização reduz custos?
Se a sua empresa trabalha com equipe externa, você sabe que tempo é dinheiro.
Já imaginou a equipe parar de gastar tempo com atividades manuais, e começar a realizar novas ações mais importantes.
E se prospecção de novos clientes for parte dessas novas ações? Consegue ver onde a sua empresa vai ganhar?
Quais são os resultados disso? 5x mais…
É incrível como a produtividade de um funcionário pode aumentar, quando ele não realiza mais tarefas manuais.
Em nossa experiência interna, os resultados chegam a 500% a mais de produtividade.
E isso é o que dá para medir.
Independente dos números, quando um profissional faz mais a parte intelectual do trabalho, ele evolui muito mais.
No final, além da economia com mão de obra, os ganhos para a empresa são inestimáveis.
O que é preciso para automatizar os processos na minha equipe?
Quando mostro todo o resultado da automação de processos para os gestores, muitos pensam que precisam de uma consultoria para isso.
A verdade é que não precisa de muito para começar a implementar automação.
O mais importante é: Comprometimento e Dedicação.
Mudar a cultura dos gestores e colaboradores de uma empresa, não é uma transformação que vai acontecer da noite para o dia..
Mas também não é uma tarefa complexa.
Mais algumas dicas sobre transformação na sua equipe
Para fazer a transformação da sua equipe, o líder precisa garantir que cada colaborador está alinhado com a cultura da empresa.
Além disso, é fundamental que o gerenciamento da equipe externa seja feito através de dados.
O líder deve ter acesso à todos os indicadores que a sua equipe produz, e deve se basear neles para tomar qualquer decisão.
Ainda sobre produtividade e gestão do tempo, conversei com o especialista no assunto, Christian Barbosa, que deu dicas valiosas sobre como administrar suas atividades e da sua equipe e produzir mais:
Resumindo
Produtividade é a alma da equipe externa! Todo assunto que envolve esse tema, deve ser tratado com muita atenção.
Eu já mostrei nesse, e em outros posts, que só é necessária força de vontade para começar a transformar a equipe externa.
Estude o assunto e envolva todos os seus colaboradores no processo. Garanto que sua equipe externa poderá surpreender nos resultados.
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