Para fazer um reembolso por km rodado, primeiro é preciso saber calcular o valor disso. 

Apesar de ter muitas variáveis, é simples de fazer quando se conhece o método.

Neste post, vou mostrar o passo a passo para chegar no valor por km rodado e fazer um reembolso justo, mesmo com o litro do combustível a R$ 7.

Gasolina a 7 reais

Por conta de variáveis macroeconômicas como o dólar alto e tomadas de decisão do governo, hoje a gasolina se encontra no valor de R$ 7 por litro.

Além de influenciar nos gastos individuais de cada pessoa, o preço da gasolina tem um impacto direto nas empresas.

Nas empresas que trabalham com equipes externas, onde é realizado o reembolso por km rodado o impacto é maior ainda.

Independente do valor da gasolina, as empresas precisam continuar realizando o reembolso.

Pensando em otimizar esses custos o máximo possível, neste post vamos mostrar quanto que fica a média do reembolso em 2021 calculando da forma correta.

Veja também: Calculadora Online de Reembolso de KM Rodado

O que precisa ser feito para calcular o reembolso

Antes de fazer o cálculo de reembolso por km rodado, o gestor de equipes externas precisa levar em consideração outros fatores para chegar no valor mais apropriado.

Com isso, o gestor precisa:

1. Definir um carro padrão

Uma empresa precisa adotar um carro padrão para realizar o reembolso por km rodado.

Todo manual de veículo apresenta a autonomia dele, e com isso, podemos adotar sua quilometragem por litro como padrão.

Sabemos que aquela quilometragem tende a variar para menos, pois sua autonomia vai depender das condições das estradas, mas mesmo assim é um fator importante a considerar.

2. Definir estimativa de km rodado por mês

Você sabe quantos quilômetros sua equipe externa percorre por mês?

Essa informação é essencial para estimar os gastos com reembolso.

É importante entender também em que tipo de lugar os veículos rodam mais, se é:

  • Na cidade;
  • Estrada;
  • Ambos.

3. Qual valor a empresa está disposta a pagar

O reembolso pode ser apenas do combustível, como também pode englobar uma série de custos para fazer parte de um plano de benefícios ao funcionário externo.

Esse reembolso pode incluir gastos como:

  • IPVA;
  • Manutenção;
  • Seguro depreciação.

4. Percentual de participação de pagamento da empresa

A empresa pode definir pagar apenas uma parte dos custos totais do veículo.

Essa é uma prática muito comum quando o veículo que o funcionário utiliza é usado para fins particulares.

Dessa forma, a empresa só paga referente ao que é gasto no trabalho.

Como calcular o reembolso por km rodado?

Para se chegar no reembolso por km rodado, é necessário fazer uma fórmula simples:

Reembolso por km rodado (R$) = Preço da gasolina por litro / Consumo médio por litro

Vamos aplicar essa fórmula a um “Gol Mil 1.0”, temos o seguinte resultado

Reembolso por km rodado (R$) = R$ 7,00 (Média em São Paulo) / 10 km

Neste exemplo, o gestor precisará pagar à equipe externa, no mínimo, R$0,70 por km rodado.

Como acrescentar outros custos no reembolso

Como dito antes, a empresa pode escolher adicionar outros gastos no reembolso, como:

IPVA e licenciamento

Para compor os custos do IPVA + licenciamento no reembolso, a fórmula a ser usada é essa:

Custo do IPVA + Licenciamento = 1.600,00 (IPVA) + 98,81 (Licenciamento) / 24000 (KM Rodado por ano)

Custo do IPVA + Licenciamento = R$ 0,07 por km rodado

Manutenção

Todas as montadoras fornecem uma tabela do gasto de manutenção por revisão.

Essas revisões devem ser feitas a cada 6 meses.

No nosso exemplo, vamos considerar os valores do terceiro ano do veículo (5ª e 6ª revisão):

Custo da  5ª e 6ª / 24000 (KM Rodado por ano) 

1.062,08 / 24.000 = R$ 0,04

Seguro, Depreciação e limpeza

Indo além, a empresa pode acrescentar o custo de seguro, depreciação e limpeza do veículo no reembolso.

O seguro gira em torno de 6% da tabela FIPE, a depreciação 10% e a limpeza vai variar de acordo com o local.

Somando tudo e dividindo pela média de km rodado por ano, chegamos no valor de R$ 0,42.

Considerando todos esses custos que fizemos, o fator de reembolso fica assim: 

0,70 + 0,05 + 0,04 + 0,42 = R$ 1,24 (Lembrando que essa é uma estimativa)

Como dito, o único item obrigatório no reembolso por km rodado é o combustível, onde que, se você utilizar um veículo econômico, o custo será menor ainda.

Guia para reembolso do KM Rodado

Sabemos que, o reembolso por km rodado, é um assunto que gestores de equipes externas estão sempre revisitando para atualizar a conta.

Por isso, fizemos questão de preparar o Guia Definitivo para Reembolso por KM Rodado para você baixar gratuitamente, que ajudará você a calcular o fator de reembolso corretamente:

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Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE