Se você está procurando como enviar ordem de serviço no WhatsApp para os seus clientes, chegou no lugar certo.

No post de hoje, eu vou mostrar como fazer isso com o Contele Equipes, que é o aplicativo feito exclusivamente para equipes externas.

Ordem de Serviço: Digital ou Manual?

A O.S. (Ordem de Serviço) é um documento onde se reúne todas as informações referentes ao serviço executado pela sua equipe externa no cliente, contendo:

  • Data, hora e local do serviço;
  • Descrição do serviço realizado;
  • Itens utilizados no serviço;
  • Assinatura do cliente;
  • Entre outros detalhes pertinentes à empresa.

Porém, existem duas formas de se fazer a O.S.:

  • O.S. Impressa;
  • O.S. Digital.

Uma O.S. impressa, reduz a produtividade da equipe externa por uma série de fatores.

Para se ter uma ideia, a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostrou que as empresas gastam cerca de um mês por ano procurando informações.

O papel tem várias desvantagens, e se a sua empresa já percebeu isso, está no caminho certo.

Com a evolução da tecnologia, cada vez fica mais claro que não existe espaço para o papel nas empresas.

Através de uma O.S. Digital, o gestor de equipes externas tem todas as informações de visitas automaticamente, após o funcionário realizar o envio pelo celular, entre outras coisas.

Se você ainda tem dúvidas entre papel e digital, veja esse conteúdo: Modelo de Ordem de Serviço Manual VS Digital

E se a sua empresa já utiliza a O.S. Digital do Contele Gestor de Equipes, agora eu vou mostrar como encaminhar essa O.S. pelo WhatsApp.

Vantagens da O.S. Digital no Contele Gestor de Equipes

O Contele Gestor de Equipes é um sistema que já conta com mais de 7.000 usuários ativos utilizando e gerando milhares de O.S. por dia.

Com esse sistema, a empresa tem diversas vantagens, e a primeira delas é a personalização da O.S. Digital.

Personalização da O.S. Digital

O primeiro passo para enviar a ordem de serviço digital no WhatsApp, é deixar a O.S. com a cara da sua empresa.

É muito importante que você coloque o logo da sua empresa, deixando tudo mais profissional.

No Contele Gestor de Equipes, você também pode deixar uma mensagem para o cliente.

É muito importante que esse campo seja usado para passar a proposta de valor da empresa, além de informações úteis.

Aproveitando todas as possibilidades

Fazendo tudo pelo aplicativo, o seu técnico ou prestador de serviço poderá:

É muito importante que a sua equipe utilize todas as funcionalidades, pois tudo ficará registrado dentro da O.S. que vai ser enviada no WhatsApp.

Formulários cada vez mais personalizados

Além disso tudo, o Contele Gestor de Equipes vai possibilitar novos tipos de perguntas e respostas, como:

  • Perguntas condicionais (seguir caminhos diferentes no Formulário, de acordo com a resposta)
  • Formatação das respostas (moeda, valor, formato, data, etc);
  • Envio da localização;
  • Envio de fotos e arquivos;
  • Entre outros recursos.

E você ainda poderá escolher quais formulários devem aparecer na O.S. e quais não devem aparecer.

São tantas as possibilidades, que decidimos gravar uma Super Live mostrando todas as novidades:

Enviando O.S. pelo WhatsApp pelo APP Contele Equipes

Agora que você já preparou a sua O.S. perfeita, está na hora de enviar pelo WhatsApp para o cliente.

Durante a visita, o usuário pode pegar o WhatsApp do cliente ou utilizar o que já está cadastrado no sistema.

Assim, acessando a tela de Assinatura, ele poderá enviar o link da Ordem de Serviço Digital do Contele Gestor de Equipes para o cliente pelo WhatsApp.

Essa O.S. é enviada como um link no WhatsApp, onde o seu técnico poderá ver ela antes de enviar a mensagem.

Enviando O.S. pelo WhatsApp pelo sistema Contele Gestor Equipes

Se o gestor preferir que ele mesmo envie a mensagem, e não quer deixar na mão do técnico, isso também é possível.

No sistema, basta escolher qual visita você deseja compartilhar a O.S. pelo WhatsApp, digitar o WhatsApp e fazer o envio.

Enviando O.S. pelo E-mail automaticamente

Além de enviar pelo WhatsApp, a sua empresa pode optar por enviar pelo e-mail automaticamente.

O e-mail chegará para o seu cliente sempre que o técnico finalizar a visita.

Essa é uma boa opção para a sua empresa também, pois esse e-mail dá mais credibilidade ao serviço prestado.

Enviando O.S. para qualquer lugar

Além de todos esses meios nativos para você enviar a O.S., é possível automatizar o envio desse documento para qualquer outro canal.

Isso porque o Contele Gestor de Equipes possui integração com o Zapier, que é um integrador que conta com milhares de softwares integrados.

Assim, você poderá enviar o link dessa O.S. para lugares como:

  • E-mails internos e externos da empresa;
  • Ferramentas de mensagens como o Slack, por exemplo;
  • Registrar os links em planilhas ou documentos internos;
  • Entre outras milhares de possibilidades do Zapier.

Inclusive, foi o Zapier que possibilitou esse case recente do Contele Gestor de Equipes, onde o gestor era notificado pelo WhatsApp sempre que um formulário com não conformidade era preenchido.

Veja todos detalhes desse case: Formulários para Serviços de Limpeza de Piscinas: Automatize suas Ações

Mais recursos para a sua equipe externas

O Contele Gestor de Equipes vai muito além do envio de O.S. pelo WhatsApp.

Veja algumas das principais funcionalidades que você pode usar com seus técnicos:

Planejamento Automático de Visitas

Com certeza a sua rotina com os técnicos e todas essas ordens de serviço para cuidar, deve ser muito corrida e turbulenta.

Para agilizar, criamos um planejamento de visitas automático, onde o gestor pode definir alguns parâmetros e pronto!

O sistema vai organizar as visitas pela melhor rota, considerando a localização dos clientes e dos técnicos.

Veja todos os detalhes neste post: Como Criar um Planejamento de Visitas Automático

Abertura e Controle de Chamados

Chega de ficar recebendo ligações e mensagens no WhatsApp para abertura de chamados.

Com o Contele Desk, você recebe os chamados abertos diretamente no sistema e delega as visitas para os técnicos.

Além disso, você poderá se comunicar com o cliente diretamente pela ferramenta, e ele receberá tudo no e-mail.

Veja todos os detalhes neste post: Sistema de Abertura de Chamados 100% Online e sem Papéis

Locais que não são visitadas há muito tempo

Com o recurso de Locais Não Visitados, você consegue ver os clientes que não são visitados há muito tempo.

Isso é ótimo para reativar clientes e garantir o cumprimento de contratos que definem a recorrência de visitas.

Veja todos os detalhes nesse post: Gestão de Clientes Inativos: Usando a tecnologia para aumentar a retenção

Relatório de Produtividade

A medição de resultados é o primeiro passo para o aperfeiçoamento.

Com o Dashboard de Produtividade, o Contele Gestor de Equipes vai te dar os melhores insights para melhorar cada vez mais os resultados.

Veja todos os detalhes nesse post: Produtividade da Equipe Externa: Conheça o novo dashboard do Contele Gestor de Equipes

Controle de Ferramentas, Produtos e Equipamentos

Se você utiliza ferramentas e produtos nas visitas técnicas, com certeza essa função será muito útil.

O Contele Gestor de Equipes permite que o técnico selecione quais produtos estão sendo utilizados na visita técnica.

Isso também permite registrar quais equipamentos estão passando por manutenção. 

Veja todos os detalhes nesse post: A Melhor Maneira de Controlar o Estoque de Produtos da Equipe Técnica

Controle de Jornada dos Técnicos

Mesmo o funcionário externo dispensado do ponto eletrônico (Art. 62 da CLT), é preciso fazer o controle de jornada para ter segurança jurídica.

O Contele Gestor de Equipes, cadastrando a jornada no sistema e registrando os check-ins e check-outs das visitas.

Veja todos os detalhes nesse post: Sistema de Controle de Jornada de Trabalho para Equipes Externas

Comece a enviar ordem de serviço pelo WhatsApp hoje mesmo

Se você ainda não envia as ordens de serviço pelo WhatsApp para o cliente, eu tenho uma boa notícia:

O Contele Gestor de Equipes pode ser testado gratuitamente hoje mesmo.

E você contará com o apoio de um consultor especialista, que vai te mostrar como a O.S. digital no WhatsApp e as outras funções vão ajudar a sua empresa:

Turbine a gestão da sua equipe externa com lives semanais gratuitas

Se você cuida da equipe externa da sua empresa, e gostou do conteúdo deste post, gostaria de deixar um convite:

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Autor

Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE