Passar os valores para o financeiro validar e fazer os reembolsos da sua equipe externa pode se transformar em uma grande dor de cabeça. Para mostrar como otimizar esse trabalho, eu trouxe a consultora especialista Sheila Barros para apresentar um dashboard automático de reembolso, com gráficos, segmentações e fácil visualização.
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Quais eram as dores do cliente
Como dono de empresa, eu acompanho diariamente os feedbacks de clientes, como o Contele Gestor de Equipes está atendendo todas as demandas, e quais melhorias podemos incluir no sistema.
A consultora especialista Sheila Barros, em conversa com um gestor, identificou uma empresa que carecia de um cuidado especial no assunto reembolso.
Uma das principais funções do Contele Gestor de Equipes está na parte de reembolso, onde através de um relatório, o gestor tem uma visão completa dos gastos da sua equipe externa, detalhados em:
- Reembolso por km rodado;
- Reembolsos avulsos (alimentação, combustível, pedágio, etc)
A partir do Relatório de Reembolso, o gestor pode exportar os resultados e enviar os reembolsos para o financeiro, com dados do banco do funcionário e outros detalhes.
Porém, esse cliente precisava de uma automação para unir duas informações e passar para o financeiro.
Junto ao reembolso, o financeiro dessa empresa pagava os benefícios dos funcionários, extraídos de outro relatório. Com isso, é preciso:
- Juntar dois relatórios diferentes em um só;
- Atualizar valores que deveria passar aos funcionários;
- Repetir esse processo para mais de 60 funcionários.
Em resumo, eles estavam gastando muito tempo com tarefas operacionais.
Solução: Criar um dashboard automático de reembolso
Da forma que eles estavam trabalhando, era gasto muito tempo em tarefas repetitivas, e para melhorar o seu fluxo de trabalho, entramos nesta história.
Não é de hoje que temos histórias de clientes que nos procuraram para integrar o Contele Gestor de Equipes com outro sistema.
Neste, vimos que seria possível integrar o relatório de pagamento de benefícios com o Relatório de Reembolso do Contele Gestor de Equipes, para então gerar um dashboard automático de reembolso.
Como criamos o dashboard de reembolso?
Para criar um dashboard, decidimos usar o Google Data Studio. E para atualizar esse Dashboard, é preciso apenas integrá-lo à automação que faz isso, pelo Zapier.
Com essa automação, fizemos com que o único trabalho que o financeiro tivesse seria abastecer a planilha online do Google Planilhas com o vale dos funcionários.
Com isso, a automação faria todo o trabalho de unificar as informações.
Que informações o dashboard automático apresenta?
No final, o dashboard conseguiu apresentar todas as informações que a empresa precisava, como:
- Valor total de reembolso;
- Gasto por tipo de reembolso;
- Ranking de funcionários que mais gastam;
- Maiores lançamentos de reembolso;
- Quantidade de lançamento por pessoa;
- Lançamento individual com valor do vale;
- Dados bancários para realizar o pagamento.
A partir disso tudo, eles eliminaram todo aquele trabalho manual de gerar relatórios mensalmente.
Agora só é necessário adicionar o valor do vale dos funcionários, passar para o financeiro e fazer o pagamento integral.
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