O formulário de visitas externas utilizado pela equipe é uma ferramenta estratégica, que coleta dados importantes dos seus clientes.

Neste post, montaremos do zero um formulário de visita externa online e grátis, com função de check-in, check-out e assinatura digital, para você começar a utilizar na sua equipe externa.

Formulário de visitas externas com assinatura digital e gratuita

Cada vez mais, as empresas estão migrando do papel para o digital, visto a produtividade e economia de tempo que a tecnologia traz em relação aos documentos impressos.

Para dar o primeiro passo, é comum que os gestores de equipes externas optem por utilizar alternativas gratuitas.

O Google Formulários é uma ótima ferramenta para criar um formulário de visitas externas, onde é possível registrar desde o check-in, até a assinatura digital do cliente.

Para criar um formulário, acesse o site do Google Formulários com uma conta do Gmail e inicie um documento em branco.

1. Como colocar check-in no Google Formulários

É possível adicionar diversas categorias de perguntas no Google Formulários conforme o que o gestor deseja extrair de informação do  funcionário externo e da visita.

Uma das perguntas é referente ao horário.

Para alterar a categoria de pergunta, clique na seta para baixo, e selecione a opção “Horário”.

Sempre que chegar em uma visita, o funcionário externo adicionará o seu horário de chegada no local.

Escolha a categoria de perguntas

2. Como adicionar as perguntas da visita

Logo após o check-in, o funcionário externo responderá às perguntas referentes ao que foi feito na visita.

Nesta etapa, você terá que adaptar as perguntas conforme o tipo da sua equipe externa, que pode variar entre vendedores, técnicos e promotores.

No entanto, é interessante que se tenha perguntas padõres que extraiam o básico das visitas, como:

  • Nome do funcionário externo;
  • Cliente;
  • Se o problema foi solucionado;
  • Descrição em texto aberto sobre o que aconteceu na visita.

Para garantir que todas as perguntas sejam respondidas, habilite que cada uma seja “Obrigatória” no canto inferior dos blocos.

Defina as perguntas como obrigatórias

3. Como criar um campo de assinatura digital no Google Formulários

No Google Formulários, é possível instalar plugins externos para complementar o seu formulário, como a assinatura digital.

Como adicionar um campo de assinatura no formulário de visitas externas:

  1. Clique nos 3 pontos do topo da página e vá em “Complementos”;
  2. Será aberto o Google Workspace Marketplace;
  3. No campo de busca, pesquise pelo plugin Signature”;
  4. Entre na sua página, e clique em “Instalar”;

Pronto! Basta seguir os tutoriais do Signature, e quando precisar adicionar no seu formulário, clique no ícone de Complementos.

Complementos do Google Formulários

Após finalizar o formulário, você pode gerar um link e compartilhar com todos os seus funcionários externos, para que utilizem durante as visitas.

Todas as respostas são salvas automaticamente no formulário, onde depois o gestor de equipes externas poderá vê-las em uma planilha. 

Dê um up na gestão de equipes externas: Formulário do Contele Gestor de Equipes

O Google Formulários é uma boa ferramenta, mas ela foi pensada para ser genérica e adaptável para qualquer público.

Se o seu desejo é fazer uma gestão de alto nível com uma ferramenta pensada em quem trabalha na rua, eu vou te apresentar agora o Contele Gestor de Equipes.

Entre as possibilidades que o Contele Gestor de Equipes oferece ao gestor, está a de criar formulários no computador que serão utilizadas pelo usuário na rua, pelo aplicativo.

Esses formulários podem ser associados a categorias ou usuários, para que dessa forma, ele esteja disponível no aplicativo do usuário na visita certa.

No aplicativo, o usuário vai:

  • Fazer o check-in e check-out;
  • Responder às perguntas;
  • Adicionar fotos;
  • Realizar assinatura digital;
  • Compartilhar a ordem de serviço com o cliente.
Formulário de Visita do Contele Equipes

Todas as informações das visitas são salvas em relatórios, como:

  • Número da ordem de serviço;
  • Data da visita;
  • Horário do check-in e check-out;
  • Duração da visita;
  • Entre outras informações.

Faça formulários de visitas de alto nível gratuitamente

Neste post, eu te apresentei dois caminhos que você pode seguir para criar formulários de visitas externas.

O que eu não falei até agora, é que você pode testar por completo o Contele Gestor de Equipes gratuitamente.

Se o seu objetivo é eliminar o papel, diminuir a burocracia e aumentar a produtividade da sua equipe externa, faça um teste grátis no Contele Gestor de Equipes clicando aqui.

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Autor

Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE