Os formulários para serviços de limpeza de piscinas são um grande aliado na gestão de equipes técnicas.

Porém, muitas empresas não percebem a importância desses formulários terem ações automáticas, sem a necessidade de conferência humana.

Hoje, eu e o CTO do Contele Gestor de Equipes, Marco Antonio, vamos mostrar como a sua equipe de serviços de limpeza pode usar formulários automatizados.

Como estão os serviços de limpeza de piscinas da sua empresa hoje?

Se você está procurando formas de automatizar a sua operação de serviços de limpeza de piscinas, está no caminho certo.

Tornar a sua operação de serviços mais rápida e ágil, deve ser uma preocupação de todas as empresas do ramo.

Existem muitas formas de automatizar esse processo, e o meu objetivo vai ser mostrar uma ótima opção para a sua empresa.

O primeiro passo para você automatizar qualquer processo na sua empresa, é olhar para toda sua operação, e questionar cada ponto.

Fazendo essa análise, você poderá encontrar várias ações que, hoje manuais, podem ser automatizadas para aumentar a produtividade na sua empresa.

No post de hoje, vamos tratar especificamente sobre formulários, e quais ações automáticas podem ser feitas a partir do preenchimento desses formulários.

O que são formulários para serviços de limpeza de piscinas?

Os formulários para serviços de limpeza de piscinas se tratam de um checklist ou questionário, que o piscineiro, profissional responsável pela limpeza e manutenção da piscina, deve preencher durante esse serviço.

Esse formulário visa garantir que o serviço será bem executado, e todo o processo de checagem de itens definidos pela empresa, vai ser seguido na hora do serviço.

Sem um formulário, o piscineiro vai seguir algo “de cabeça”, gerando esquecimentos e falta de registro do que foi feito.

Tipos de Formulários

Agora que você já sabe (e talvez já use) o que são formulários para serviços de limpeza, é a hora de descobrir qual é o tipo ideal para a sua empresa.

Nesse caso, eu consigo separar em 2 tipos:

Formulários em papel

Muitas empresas optam por usar formulários para serviços de limpeza de piscina no formato de papel.

Apesar de ser uma boa forma de ter um registro físico do que foi feito, o papel pode ser um inimigo no que diz respeito à produtividade.

Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), as empresas gastam cerca de um mês por ano procurando informações.

O grande responsável por isso é o papel.

Além disso tudo, o trabalho externo já é extremamente burocrático e com logística complicada.

Então, fazer o seu prestador de serviço carregar papéis para cima e para baixo, não é uma boa proposta. 

Formulários em aplicativos

Essa é para mim a melhor opção!

Aplicativos feitos especialmente para o trabalho externo, como o Contele Equipes, é a forma certa de fazer um formulário para serviços de limpeza e piscinas.

Assim, é possível criar formulários personalizados para o prestador de serviços utilizar na visita.

Esse método tem diversas vantagens:

  • Evita carregar papéis;
  • Formulários personalizados de acordo com o tipo/tamanho da piscina e/ou cliente;
  • Respostas disponíveis para o gestor 100% online, no momento do preenchimento;
  • Armazenamento em nuvem, sem necessidade de espaço físico na empresa;
  • Envio automático por e-mail para o cliente.

E agora, um dos itens mais importantes e o ponto central desse post: Ações automáticas a partir dos formulários.

Ações automáticas para formulários de serviços de limpeza de piscinas

Agora que ficou clara as vantagens de utilizar um formulário de aplicativo, eu vou mostrar exemplos de ações automáticas a partir de preenchimentos.

Um case de sucesso do Contele Equipes é exatamente de uma empresa de piscinas que precisava ter mais agilidade na sua operação.

Além de implantar o aplicativo de formulários para os piscineiros, a empresa também precisava ser notificada rapidamente quando alguma medição da piscina saísse fora do planejado.

Isso é totalmente possível, graças ao Formulário de Checklist e integração do Contele Gestor de Equipes com o Zapier.

Formulário de Checklist

O Formulário de Checklist é uma forma rápida de preenchimento, onde o prestador de serviço precisa apenas marcar os itens que estão Ok (ou que foram feitos).

Isso torna mais rápida a visita, e diminui as chances de erro de escrita.

Com esse checklist, a empresa consegue definir quais são os parâmetros ideais, que no caso eram:

  • A piscina encontra-se: Cristalina
  • Parâmetros químicos de PH: PH 7.2, 7.4 e 7.6
  • Parâmetros químicos de Cloro: Cloro 1.0, 2.0 e 3.0.

Assim, qualquer item que saísse dessa normalidade, já justificaria uma notificação para o gestor tomar as ações necessárias.

Integração do Formulário do Contele com o Zapier

O Contele Gestor de Equipes possui integração com o Zapier, que é um dos maiores integradores da internet.

O Zapier conta com mais de 3.000 apps conectados ele, possibilitando que o Contele Gestor de Equipes integre com todos esses sistemas.

Isso torna possível que, caso algum formulário do serviço de limpeza da piscina saia do padrão (gatilho da automação), você seja notificado pelo e-mail ou WhatsApp (ação da automação).

No case que estamos contando, fizemos uma integração no WhatsApp, e o gestor recebia uma notificação sempre que os serviços saíam do padrão.

Além do alerta, colocamos um link na mensagem, onde o gestor poderia clicar e ir direto para o sistema.

Essa automação fez com que a empresa poupasse tempo dos colaboradores que, antes, precisavam ver visita por visita para encontrar distorções.

Indo além na Automação

No Zapier, é possível fazer diversas ações, dentre elas agendar uma nova visita no Contele Gestor de Equipes.

Outras ações poderiam ser realizadas também, como:

  • Criar um novo registro em planilha;
  • Enviar um e-mail para um setor específico da empresa;
  • Adicionar uma etiqueta no cliente;
  • Enviar uma pesquisa de satisfação para o cliente por e-mail;
  • Entre outras ações.

Novos Formulários e outras tecnologias para serviços de limpeza de piscinas

O Contele Gestor de Equipes buscou novas possibilidades de personalizar a criação dos formulários, aumentando a quantidade de recursos disponíveis, e lançou o Formulários 2.0.

Essa é uma nova versão, que vai possibilitar novos tipos de perguntas e respostas, como:

  • Perguntas condicionais (seguir caminhos diferentes no Formulário, de acordo com a resposta)
  • Formatação das respostas (moeda, valor, formato, data, etc);
  • Envio da localização;
  • Envio de fotos e arquivos;
  • Entre outros recursos.

São tantas as possibilidades, que decidimos gravar uma Super Live mostrando todas as novidades:

E é claro que, além dos Formulários Personalizados, o Contele Gestor de Equipes conta com diversas funções que serão úteis para a sua equipe de limpeza de piscina, veja algumas delas:

Planejamento Automático de Visitas

A rotina de trabalho de um gestor de equipes de prestadores de serviços pode ser bem turbulenta e cheia de demandas. 

Para resolver essa questão, fazer um planejamento de visitas automático, gera ganho de tempo e dinheiro.

O Contele Gestor de Equipes conta com um planejamento automático de visitas, onde o gestor pode definir alguns parâmetros e pronto!

Veja todos os detalhes neste post: Como Criar um Planejamento de Visitas Automático

Ordem de Serviço Digital

É muito importante que as suas ordens de serviço sejam 100% digitais, e que o cliente a receba por e-mail ou WhatsApp.

Você pode personalizar a Ordem de Serviço com o seu logo, e colocar uma mensagem de agradecimento para o cliente, por exemplo.

Veja todos os detalhes neste post: Ordem de Serviço Digital: Gestão verde de equipes externas

Piscinas que não são visitadas há muito tempo

Com a função de Locais Não Visitados, a sua empresa poderá filtrar os clientes que não são visitados a determinado tempo.

Isso faz com que você reative clientes, e garante também o cumprimento de contratos que definem a recorrência de visitas.

Veja todos os detalhes nesse post: Gestão de Clientes Inativos: Usando a tecnologia para aumentar a retenção

Relatório de Produtividade

Agora que você já está utilizando todas as ferramentas para automatizar, e simplificar o trabalho dos prestadores de serviços de limpeza de piscinas, é a hora de medir.

Com o Dashboard de Produtividade, o Contele Gestor de Equipes vai te dar os melhores insights para melhorar cada vez mais os resultados.

Veja todos os detalhes nesse post: Produtividade da Equipe Externa: Conheça o novo dashboard do Contele Gestor de Equipes

Comece a automatizar hoje mesmo

Agora, acredito que tenha ficado claro como criar ações automáticas com os formulários para serviços de limpeza de piscinas.

O bom disso tudo é que o Contele Gestor de Equipes pode ser testado gratuitamente.

E você contará com o apoio de um consultor especialista, que vai te mostrar como os formulários automatizados podem transformar a sua prestação de serviços.

Turbine a gestão da sua equipe externa com lives semanais gratuitas

Se você cuida da equipe externa da sua empresa, e gostou do conteúdo deste post, gostaria de deixar um convite:

Inscreva-se nas Lives Semanais sobre Gestão de Equipes Externas, e aprenda métodos e técnicas, gratuitamente, que vão potencializar a sua gestão, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Participe da Comunidade Equipes Externas no WhatsApp

Além de poder trocar informações e experiências com gestores de equipes externas, você pode receber todos os conteúdos novos do blog e canal do Youtube diretamente no seu celular.

Basta clicar no botão abaixo e entrar no grupo, é totalmente grátis!

P.S.: Temos regras no grupo para manter o foco no assunto de Equipes Externas, portanto ao entrar veja a descrição e aproveite muito a nossa comunidade!

Autor

Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE