Esse é o momento certo para dar o start na sua jornada de equipes externas produtivas.

Neste post, vou apresentar o Contele Gestor de Equipes e mostrar na prática como a tecnologia pode transformar equipes externas.

Como transformar a gestão de equipes externas

Desde 2014, eu escuto as dores de empresas com equipes externas de todo Brasil, e a partir disso, a Contele tem desenvolvido tecnologia para suprir essas necessidades.

Depois de muito estudo e conversa, pudemos identificar 5 pilares essenciais que um sistema precisa oferecer para atender o gestor e, dessa forma, transformar sua equipe externa.

1. Disciplina e visão da equipe externa

O trabalho externo requer liberdade, mas o gestor precisa saber onde cada funcionário está.

Para isso, o Contele Gestor de Equipes oferece o Mapa da Equipe, que apresenta a localização dos funcionários, a partir do APP Contele Equipes, aplicativo do usuário.

Com o mapa, o gestor da equipe externa tem a garantia de que o funcionário está realizando as visitas que deveria no horário de trabalho.

Fora do horário de trabalho, o sistema é configurado para não acompanhar mais a localização da equipe externa.

Mapa da Equipe no Contele Gestor de Equipes

E, se você quer estudar a rotina de uma data anterior, basta acessar o Relatório de Monitoramento, escolher o dia e funcionário que queira analisar, que o sistema produzirá um relatório para o gestor consultar detalhes como:

  • Visualização de rotas;
  • Login e Logout no APP;
  • Nível de bateria do smartphone;
  • Horário do aparelho errado (possível manipulação de horário);
  • Entre outras coisas.

2. Organização

Quando você não tem um sistema de gestão de equipes externas, o seu trabalho se torna fragmentado.

Um pouco você faz no WhatsApp, outra parte no Excel e outra no papel. 

No fim, as informações ficam dispersas, precisando de mais trabalho para organizá-las.

O Contele Gestor de Equipes, organiza desde o planejamento da visita, até a conclusão dela.

Abertura de chamados equipes técnicas

O sistema possui uma ferramenta chamada Contele Desk, feita para controlar a abertura de chamado de seus clientes.

O Contele Desk funciona da seguinte forma:

  1. O cliente entra em contato por e-mail ou por um site customizado, acessível pelo celular;
  2. O chamado chega como “Pendente” no sistema.
  3. O atendente categoriza os chamados conforme a prioridade de atendimento deles e, se necessário, cria uma visita para o funcionário externo.

Agendamento de visitas

O Contele Gestor de Equipes concilia o agendamento com a roteirização de visitas externas. O que isso significa?

Ao agendar mais de uma visita, o gestor tem a possibilidade de gerar uma roteirização, que será enviada para o aplicativo do funcionário externo.

Dessa forma o tempo é otimizado e torna o processo mais organizado.

Agenda de Visitas do APP Contele Equipes

3. Agilidade

Conforme a carteira de clientes cresce, maior será o tempo gasto para agendar visitas para os seus funcionários.

Porém, pensando nesse cenário, nós desenvolvemos uma função no sistema que elimina esse desperdício de tempo.

Com a função de Auto Planejamento, o gestor de equipes externas seleciona um conjunto de clientes em um raio de quilômetros pelo mapa.

Então o sistema cria visitas em locais próximos uns dos outros, considerando também a localização de quem vai fazer a visita.

Isso otimiza o tempo de toda a equipe externa, deixando o trabalho externo mais ágil e produtivo.

Tela de Planejamento do Contele Gestor de Equipes

4. Digitalização da gestão

Mesmo com a possibilidade de digitalizar processos, muitas equipes externas ainda utilizam pilhas de papel durante o trabalho, principalmente na emissão de ordens de serviços e relatórios de visitas comerciais

Além da questão da sustentabilidade, o papel ocupa espaço físico, desgasta, e depois que arquivado, fica difícil de encontrar as informações com rapidez.

Com o APP Contele Equipes, o funcionário externo elimina totalmente o uso de papéis na visita.

Pelo aplicativo, o funcionário pode:

  • Preencher formulários;
  • Realizar assinaturas digitais;
  • Gerar ordens de serviços.

5. Métricas de resultado

O trabalho do funcionário externo com o Contele Gestor de Equipes é totalmente metrificado.

Através dessas métricas, é formado um ranking de visitas, onde o gestor compara o resultado de todos através de indicadores, como:

  • Número de visitas completas, incompletas e perdidas;
  • Duração média de cada visita;
  • Número de visitas atrasadas.

O ranking não tem o objetivo de penalizar quem está em último lugar, mas sim de entender o motivo de estar naquela posição, e tomar medidas para mudar a situação, como:

  1. Distribuir mais visitas ao funcionário;
  2. Passar um treinamento.

Equipes que funcionam a todo vapor, apresentam uma disparidade baixa do primeiro ao último colocado no ranking.

O objetivo de todas essas métricas é nivelar a equipe por cima.

Números de quem usa o Contele Gestor de Equipes

Ao utilizar essas e outras funções do sistema, é notável que as empresas comecem a apresentar um aumento na produtividade e redução nos custos.

Em pesquisa com clientes, foi identificado que, já nos primeiros 90 dias, as empresas conseguem:

  • Reduzir em 42% os gastos com reembolso;
  • Aumentar em 27% a realização de visitas;
  • Aumentar a pontualidade das visitas em 96%;
  • Reduzir em 16% a duração de visitas.

Jornada de Transformação de Equipes Externas

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