Fazer a gestão de uma equipe externa é simples, mas não é fácil. Existem muitos tipos de equipes e cada uma tem sua característica, e algumas delas, por exemplo, fazem milhares de visitas por mês. Neste post, vou ensinar como usar planilha para agendar visitas em massa:
Conteúdo
É possível automatizar agendamento de visitas?
Em geral, a rotina do gestor de equipes envolve diversas tomadas de decisões cruciais para a produtividade da sua equipe.
No meio de tarefas importantes, encontramos pequenas ações que quebram nossa produtividade, como por exemplo encaminhar e-mails e preencher planilhas.
Um gestor de equipes externas ainda tem como tarefa roteirizar as visitas dos funcionários externos e agendá-las.
Dependendo do tamanho da equipe externa, esse trabalho pode levar horas para ser concluído.
O que muitos não sabem, é que com tecnologia apropriada, você consegue fazer o agendamento de milhares de visitas de maneira automática integrando o Zapier ao Contele Gestor de Equipes.
O que é Zapier?
Zapier é um serviço web que automatiza ações entre aplicativos.
Atualmente, o Zapier é integrado com mais de 2.000 aplicativos, entre eles estão os aplicativos da Google, Pipedrive e o Contele Gestor de Equipes.
Utilizando essa integração, você possibilita que o Zapier automatize diversas ações do Contele Gestor de Equipes, como por exemplo:
- Envio de formulários;
- Envio de Ordem de Serviço Digital;
- Agendamento de Visitas;
Como agendar visitas em massa utilizando o Zapier
1° Passo: Criar uma Planilha
Para automatizar o agendamento de visitas no Contele Gestor de Equipes, você vai precisar apenas de uma planilha do Google Formulários e abastecê-la com os dados que o sistema dá para você:
- E-mail do funcionário: Para o sistema reconhecer para quem a visita deverá ser agendada.
- Data da Visita: Data de quando deverá ser feita a visita
- ID do local no Contele Gestor de Equipes: Dentro do Contele Gestor de Equipes, cada local gera um código de identificação exclusivo.
2° Passo: Exportar a base de Locais do Contele Gestor de Equipes
Este processo é bem simples de fazer no Contele Gestor de Equipes: Selecione a opção de exportar locais, ela enviará para seu e-mail os dados exportados em uma planilha.
Após esse processo, importe os dados na planilha do Google.
Criei um passo-a-passo de como fazer este processo, clique aqui.
3° Passo: Integrar Planilha com o Contele Gestor de Equipes
Feita a planilha, você deve integrá-la ao Contele Gestor de Equipes por meio do Zapier.
A automação do Zapier é constituída de 2 partes principais:
Trigger (Gatilho): O Trigger representa a ação que fará a automação, e toda vez que esse trigger acontecer, uma ação será feita em seguida.
Action (Ação): Action é a ação resultada pelo Trigger.
No Trigger, você deverá colocar o link da sua planilha no campo indicado configurar para ativar toda vez que as colunas de email, data e ID forem preenchidas.
Toda vez que essas colunas forem preenchidas, o Contele Gestor de Equipes vai agendar visitas no seu sistema por meio do Action.
Basta configurar apenas uma vez para que automação funcione sempre.
Quero automatizar minha equipe externa
Como você viu, um sistema de equipes externas aliado a um sistema de integração pode economizar horas do seu dia, fazendo você focar no que realmente importa: os resultados.
Por conta disso, tenho um convite a te fazer.
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