O relatório de visita técnica é essencial para equipes externas que prestam serviços em clientes.
Quem trabalha com equipes externas, sabe como a tecnologia pode trazer produtividade, principalmente quando se trata na organização das informações.
Neste post, vou ensinar como fazer um relatório de visita técnica, online e digital, e dessa forma, acompanhar o que é feito na rua.
Conteúdo
O que é Relatório de Visita Técnica?
O relatório de visita técnica é um registro de tudo que foi feito no serviço, como por exemplo:
- Nome e endereço do local da visita;
- Serviço realizado;
- Peças e ferramentas utilizadas;
- Hora de início e hora final;
- Observações e avaliação do cliente;
- Entre outras informações importantes para a empresa.
Além disso, esse relatório deve ser utilizado internamente pela empresa, para avaliar o serviço prestado pelo técnico, a qualidade do atendimento e otimização dos recursos utilizados na visita.
Pela nossa experiência, existem 3 premissas que o relatório de visita técnica deve atender:
- Ser claro e objetivo;
- Ser de fácil preenchimento;
- Ser online e digital.
O Relatório de Visita Técnica deve ser em Papel?
Em muitas empresas, o relatório de visita técnica ainda é preenchido em folha de papel, pelo técnico durante a execução do serviço.
Além do acúmulo de papel gerar toda a improdutividade que conhecemos, utilizar o relatório físico não permite a mobilidade e rapidez necessária nas empresas.
Ter o relatório de visita técnica online e digital permite que todas as informações sejam armazenadas em um sistema, onde o gestor tem acesso em tempo real.
Isso garante mais produtividade para quem trabalha internamente na empresa, e para o técnico também, que poderá seguir para a próxima visita, sem a necessidade de carregar papelada.
Utilizar o relatório no formato digital também permite anexar fotos da visita, o que vou mostrar mais abaixo.
Como fazer o Relatório de Visita Técnica Online
Como ficou claro, a melhor forma de fazer um relatório é online, 100% digital e sem papéis.
Para fazer isso, você pode utilizar ferramentas prontas, como o Contele Gestor de Equipes.
O Contele Gestor de Equipes é um sistema para gestão de equipes externas, que permite que o técnico registre tudo na visita pelo celular, e o gestor tenha acesso imediato pelo sistema.
Seguindo esses passos, você poderá implementar o relatório de visita técnica hoje mesmo na sua empresa:
Preparando o que vai ao Relatório de Visita Técnica
No Contele Gestor de Equipes, antes de agendar as visitas para os técnicos, crie um formulário ou checklist, que o técnico irá preencher durante a visita.
Isso vai garantir que o técnico não vai esquecer de nada durante a visita técnica.
Por padrão, todas as visitas são registradas com horário, geolocalização, nome do cliente e o técnico que fará a visita.
Então, o formulário e checklist é uma forma de você personalizar um preenchimento do relatório, de acordo com as necessidades da sua empresa.
Veja como estabelecer um manual de visita técnica com o Contele Gestor de Equipes:
Agendamento das Visitas
Agora que você já tem o seu modelo de relatório de visitas online pronto no Contele Gestor de Equipes, é o momento de agendar a visita.
No sistema, tem 2 formas de se fazer isso:
- Por meio de um calendário de visitas, onde você pode agendar manualmente ou automaticamente em massa.
- A partir de chamados no Contele Desk.
Execução da Visita pelo Técnico
Com a visita na agenda do APP Contele Equipes, o técnico poderá ver quais são as visitas do dia, e escolher a melhor rota até cada uma.
Após o Check-in na Visita, o técnico poderá preencher o formulário e checklist personalizado criado.
O técnico também poderá coletar a satisfação do cliente com o atendimento, avaliando de 0 a 5.
Além disso, no aplicativo é possível vincular os produtos e ferramentas utilizados na visita e, no final, coletar a assinatura do cliente ou técnico.
Por fim, basta o técnico dar o check-out na visita, podendo enviar o relatório dela para o cliente, por e-mail e WhatsApp.
Visualização do Relatório da Visita Técnica
Na tela de Relatório de Visitas, o gestor poderá acessar o relatório da visita técnica realizada.
Ainda, é possível filtrar para ver as visitas técnicas desejadas, de um determinado técnico, cliente ou até mesmo, tipo de cliente.
Acessando uma visita técnica específica, você poderá visualizar tudo que foi preenchido pelo técnico.
Comece a utilizar o Relatório de Visita Técnica hoje mesmo
Se você acompanhou esse conteúdo até aqui, viu os benefícios de fazer o relatório de visita técnica online e digital.
Para te ajudar a começar a utilizar hoje mesmo, o Contele Gestor de Equipes permite um teste grátis:
