Através de um sistema de abertura de chamados, é possível unificar as solicitações dos clientes, agendar o atendimento e delegar as visitas para sua equipe externa.

Veja nesse post como funciona um sistema de abertura de chamados e tickets para atendimentos externos, 100% online e sem papéis:

Motivos para implantar um sistema de abertura de chamados na sua gestão

As empresas sempre buscam otimizar processos com o objetivo de aumentar a produtividade, e eliminar tarefas desnecessárias.

O atendimento ao cliente não fica de fora disso.

Hoje em dia, existem inúmeras formas e opções do cliente entrar em contato com a empresa prestadora de serviço e abrir um chamado, como:

  • WhatsApp;
  • Telefone;
  • Redes sociais;
  • E-mail;
  • Chatbot.

No entanto, disponibilizar várias formas de contato sem contar com tecnologia pode ser um erro.

Isso porque a equipe responsável pelo atendimento deverá registrar manualmente os chamados, e precisará estar sempre atenta em todos os canais de atendimento.

Além dos custos de mão de obra, esse método pode ser pouco ágil e sem organização.

A partir de um sistema de abertura de chamados, como o Contele Desk, as coisas mudam.

Com o sistema, o próprio cliente abre o chamado, onde o gestor  pode atribuir o chamado para a equipe externa realizar a visita, quando necessário.

Vamos ver como funciona tudo isso: 

Como o cliente pode abrir um chamado?

É disponibilizado duas formas de se abrir um chamado com o Contele Desk:

  1. Por meio de um formulário (que pode ser anexado no site da sua empresa como um botão);
  2. Por um e-mail personalizado.

Lembra que falei que disponibilizar muitas formas de contato sem tecnologia é um erro?

No Contele Desk, os chamados abertos pelos clientes são registrados no sistema, independente se ele enviou a mensagem por formulário ou por e-mail.

Como configurar o Contele Desk

No Contele Desk, você consegue configurar parâmetros referentes a:

  • Abertura de chamados;
  • Preferências do sistema;
  • SLA para a resolução de chamados;
  • Configuração do e-mail.
Exemplo de formulário do Contele Desk

Abertura de chamados

É muito simples de configurar como sua página de captura de chamados será.

Nestas configurações, o gestor define os campos que o cliente deverá responder para abrir um chamado, podendo disponibilizar:

  • Perguntas com alternativas;
  • Campos de texto para detalhar o chamado;
  • Campo de upload de arquivos, como fotos e vídeos.

Além disso, você pode definir se o formulário estará disponível para receber respostas ou não, evitando chamados em feriados.

Preferências do sistema

O Contele Desk permite que o gestor ative ou desabilite determinadas funções, pensando na forma de uso de cada usuário.

Nessa tela, o gestor pode desde o envio de e-mails aos clientes quando um chamado estiver resolvido, até a definição de quanto tempo um chamado deverá ser arquivado após sua solução.

Preferências do Contele Desk

SLA

O SLA, ou Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço), é a definição do tempo máximo que o chamado deverá ser resolvido.

Este termo é um compromisso entre a empresa e cliente que aquele problema será solucionado no prazo determinado.

No Contele Desk, existem  3 SLA’s de acordo com sua prioridade, que pode ser baixa, média ou alta.

Definição de SLA do Contele Desk

Configuração do e-mail

Por fim, o gestor deve configurar o e-mail que serão recebidos os chamados.

Aqui, você customizar o que aparece no prefixo antes do @, como por exemplo: suaempresa@desk.contele.io

E se você deseja utilizar um e-mail com domínio próprio, é possível fazer também.

Administre seus chamados

A tela de Chamados é onde são registrados todos os pedidos de seus clientes.

Por padrão, o Contele Desk apresenta os chamados em uma lista de Kanban com 4 colunas, referente ao seu status;

  • Triagem (todo chamado novo entra aqui);
  • Pendente;
  • Em andamento;
  • Resolvido.

Conforme o caso vai avançando, a equipe de atendimento move o card do chamado para uma nova coluna, até ele ser completamente resolvido.

Chamados do Contele Desk

Ao clicar em um card, é aberto os detalhes do chamado, onde é possível visualizar todas as conversas com o cliente, e criar uma visita para sua equipe externa realizar.

Detalhes do Chamado

Dashboard do Contele Desk

Após a realização de chamados pelo Contele Desk, o gestor pode acessar o Dashboard, e acessar informações como:

  • Total de chamados no sistema e seu status atual (aberto, fechado, arquivado, em atraso);
  • Quantidade de chamados por atendente;
  • Status dos chamados de cada atendente.
Dashboard do Contele Desk

Quero implantar um sistema de abertura de chamados para minha empresa

Como visto acima, é simples de implementar tecnologia na empresa, e com isso, ganhar produtividade e organização, ao fazer o seu cliente abrir os chamados por você.

O melhor de tudo, é que você pode experimentar o Contele Desk gratuitamente.

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Autor

Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE