Reembolso por km rodado: Aprenda como fazer o cálculo

Aprenda a fazer o cálculo do valor de reembolso por km rodado

Se você já usa o carro de seu funcionário e entende o quanto isto é vantajoso para a sua empresa, então iremos falar, sobre como calcular o valor (R$) de reembolso por km rodado.

É muito difícil você estipular um valor “aleatório” e esse valor agradar toda a sua equipe, não havendo nenhuma discordância. É muito comum haver discussões acaloradas entre empresa e funcionário, até que ambos fiquem satisfeitos.

Por isso, a decisão de estipular um valor de reembolso por km rodado não precisa ser “aleatória” e sim, uma decisão baseada em parâmetros e critérios técnicos, conforme irei lhe mostrar, passo a passo, em um exemplo de cálculo.

PRIMEIRO PASSO:

Estipular um modelo padrão de veículo a ser usado

Esse padrão pode variar um pouco de acordo com o modelo de negócio, porém,em nosso exemplo, iremos adotar o “GOL MIL 0 KM”, para definir os critérios de consumo de combustível e manutenção.

SEGUNDO PASSO:

Estimar o KM rodado por ano de trabalho

Essa estimativa deve ser muito próxima a realidade, para que todos os cálculos sejam efetivos e justos, para ambas as partes.

Estabeleça uma estimativa de valor de “KM RODADO” por ANO, e de preferência, que esse valor seja acordado com a equipe.

Exemplos de “KM RODADO” por ANO:

Meu funcionário irá rodar 24.000 KM por ano, a trabalho.

Meu funcionário irá rodar 12.000 KM por ano, a trabalho.

No exemplo a seguir iremos adotar os 24.000 KM por ano (2.000 KM por mês)

TERCEIRO PASSO:

Definir quais serão os indicadores que seu reembolso por km rodado irá restituir ao seu funcionário, e fazer o cálculo do valor por KM:

a-) Combustível:

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL 0 KM”, e o consumo médio desse veículo, de acordo com o fabricante, é de 14,75 KM por litro.

Para chegar no valor correto de reembolso por “KM RODADO”, deve-se aplicar a seguinte fórmula:

Custo do combustível (R$ por KM)   = Preço do litro (R$ por Litro)  / Consumo médio (KM por Litro)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo do combustível (R$ por KM)  =   3,76  (fonte) /  14,75  (fonte)

Custo do combustível (R$ por KM)  = 0,25

Esse valor, obrigatoriamente, entra na composição, pois o combustível é o mínimo que a empresa deve considerar para um reembolso por km rodado justo.

b-) IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento:

Se o custo do IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento for acertado entre as partes para compor o valor (R$) de reembolso por km rodado, a fórmula é essa:

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = (Valor do IPVA + SO + LIC) /  (“KM RODADO” por ANO)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM” temos o seguinte resultado:

IPVA = 3% do valor do carro na tabela fipe

  • SEGURO OBRIGATÓRIO =  R$ 105,65 (veículos particulares)
  • LICENCIAMENTO = R$ 80,07 (2016, em SP)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  =  (R$ 1.200,00 + R$ 105,65 + R$ 80,07) /  24.000  (“KM RODADO”por ano)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = R$ 0,06

c-) Manutenção:            

A manutenção (revisão da concessionária), depende diretamente do tempo de vida do veículo utilizado pelo funcionário, e também, se a empresa irá ou não, aceitar veículos acima de 03 anos de uso.

Nesse exemplo, iremos trabalhar com o “GOL MIL 0KM” e com o “KM RODADO” x ANO de 24.000KM

Revisões obrigatórias do GOL Mil 0KM:

quadro de revisão gol para reembolso km rodado

A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a cada 10.000Km ou 6 meses, de acordo com o que acontecer primeiro.

No exemplo que estamos adotando, haveriam duas revisões por ano, e iremos considerar o custo do terceiro ano (5°. e 6°. Revisão), para chegarmos no custo (R$ por KM) da manutenção.

Custo da manutenção (R$ por KM)  = Valor das revisões do ano  / “KM RODADO” por ANO

Em nosso exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da manutenção (R$ por KM)  =   R$ 980,67  (5°. e 6°. Revisão) /24.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04

d-) Investimento inicial x Depreciação:

Esse item é recomendado pagar, caso exista uma exigência de renovação da frota, por parte do funcionário.

Caso a empresa queira exigir que o funcionário utilize veículos com, no máximo, 03 anos para trabalhos pela empresa, esse custo de renovação pode ser incluído no valor do reembolso por km rodado.

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL”  e o valor atual nesse exemplo é R$ 40.000,00

Custo atual do veículo: R$ 40.000,00

  1. Taxa de depreciação 1°.ano: 20%
  2. Taxa de depreciação 2°.ano: 10%
  3. Taxa de depreciação 3°.ano: 10%

Valor líquido depreciado após 03 anos: R$ 24.000,00

Valor da depreciação: Valor atual – Valor depreciado líquido, após 03 anos

Valor da depreciação (03 anos): R$ 40.000,00 – R$ 24.000,00

Valor da depreciação (03 anos): R$16.000,00

Nesse exemplo que estamos adotando, o funcionário é obrigado a renovar o veículo a cada 3anos:

Custo da depreciação (R$ por KM)  = Valor de depreciação (03 anos)  / (“KM RODADO” x ANO) x 03 anos

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0km” temos o seguinte resultado:

Custo da depreciação (R$ por KM)  =   R$ 16.000  / 72.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22

e-) Limpeza:

Lembrando que existem situações, em que o carro é adesivado com a logomarca da sua empresa, e não é nada saudável, o veículo transitar na rua estando imundo.

O primeiro passo, é definir a periodicidade que a empresa está disposta a arcar com esse custo:

  • Limpeza Semanal (48 vezes ao ano)
  • Limpeza Quinzenal (24 vezes ao ano)
  • Limpeza Mensal (12 vezes ao ano)

Nesse exemplo irei adotar o período de “Limpeza Semanal”

O custo da lavagem completa em SP, gira em torno de R$ 35,00

Custo da limpeza (R$ por KM)  = (Limpeza semanal x custo da lavagem) / “KM RODADO” por ANO

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da limpeza (R$ por KM)  =   (48 x R$ 35,00) / 24.000  (“KM RODADO” por ano)

Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07

f-) Seguro:

O seguro é um custo importante e recomendamos adotá-lo em sua base de cálculo.

O valor do seguro muda muito de perfil para perfil, mas pode ser considerado, na média, em 6,5% do valor total do veículo.

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

  • Seguro = 6,5% do valor do carro
  • Valor do carro (exemplo) = R$ 40.000,00
  • Custo do seguro = R$ 2.600,00

Custo do seguro (R$ por KM)  =  R$ 2.600  / 24.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo do seguro (R$ por KM)  = R$ 0,11

QUARTO PASSO:

Definir qual a % de reembolso por km rodado, que a sua empresa irá utilizar:

Não é necessário a empresa arcar com todos custos do veículo, para que seu funcionário use a trabalho, até porque, ele também irá utilizar para si o veículo, e por isso, tem que participar também das despesas.

É prudente a empresa participar dos custos importantes, que garantam ao veículo pleno funcionamento, pois uma vez esse veículo parado, o prejuízo será para ambos os lados, além da empresa poder exigir mais responsabilidade e prestação de contas por parte do motorista.

Nesse exemplo, irei atribuir uma % de rateio, entre a empresa e o funcionário:

  • Custo do combustível (R$ por KM)  = R$ 0,25 * (100%) = R$ 0,25
  • Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = R$ 0,06 * (50%) = R$ 0,03
  • Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04 * (100%) = R$ 0,04
  • Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22 * (100%) = R$ 0,22
  • Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07 * (50%) = R$ 0,035
  • Custo do seguro (R$ por KM)  = R$ 0,11* (50%) = R$ 0,055

Valor do KM rodado (nesse exemplo) = R$ 0,63 por KM

Esse valor é baseado em critérios, e não em “achismo”, e pode ser discutido de forma transparente entre as partes (empresa e funcionário).

Após apurado o valor justo do reembolso por km rodado, outra grande dificuldade, é apurar a verdadeira quilometragem rodada a trabalho no dia-a-dia e para isso, você pode clicar nesse post:

Como fazer um reembolso de despesas justo para seu técnico ou vendedor externo