Não tem nada pior do que seu vendedor externo sair do cliente com o contrato assinado, e não ter a confiança de que, a partir dali, o processo será bem gerenciado pelo backoffice da empresa.
E usar um sistema integrado ao aplicativo de visitas do seu time, é uma das melhores maneiras para gerenciar as vendas, e escalar seu negócio.
No post de hoje iremos mostrar como isso é possível e apresentar um caso real onde fizemos esse trabalho de integração do APP de visitas com um sistema para o backoffice.
O engenheiro Marco Antonio, grande responsável por esse feito, irá nos acompanhar e relatar com detalhes esse processo.
Conteúdo
O que é o Backoffice dentro da empresa?
Primeiramente, vamos entender esse conceito.
O backoffice consiste em um setor e/ou pessoa responsável pelas ações operacionais das equipes que estão em campo externo.
O backoffice tem como função dar assistência interna, tratando de processos com clientes captados na ação em tempo real, dar suporte ao time que se encontra em campo, gerar relatórios, entre outras coisas.
De forma resumida, os colaboradores responsáveis por esse setor dão seguimento aos processos tendo como base as informações e leads captados pelos vendedores.
Os processos de vendas podem ser extremamente desgastantes e difíceis. Por conta disso, ter eficiência e excelência no backoffice é indispensável.
Case de sucesso de uma empresa que conseguiu escalar as vendas com o backoffice
Com base nisso tudo, eu venho compartilhar um caso que o Marco Antônio, CTO da Contele, tem a contar sobre um cliente nosso que enfrentava problemas com o seu backoffice.
Problema #1 – Ausência de padrão e de ferramenta para digitalizar pedidos
Não havia um “protótipo” estabelecido para que as equipes trabalhassem de forma padronizada e eficiente.
A falta de padronização trazia problemas, como, por exemplo, a ausência de dados necessários para dar seguimento no processo de vendas.
Por conta disso, as vendas levavam muito mais tempo para fechar, o que pode levar na perda de confiança do cliente ou até mesmo na desistência do negócio.
Somado a isso, ainda lhes faltava uma ferramenta ou software que pudesse digitalizar toda sua demanda referente aos pedidos.
Problema #2 – Falta de agilidade (tempo do pedido até a instalação final)
Cada vez mais os clientes exigem rapidez e eficiência.
Mesmo que o processo para converter aquele prospect em cliente seja longo, no momento do fechamento, a entrega do produto ou serviço precisa ser ágil.
Problema #3 – Falta de visão clara dos pedidos de vendas que precisam realizar
Algo que atrapalhava muito o backoffice da empresa era a falta de atribuições entre os colaboradores.
Por conta disso, pedidos de vendas ficavam empacados por conta da falta de responsabilidade de cada um.
Problema #4 – Colaboradores pegavam pedidos de vendas de outras pessoas que o estavam tratando
É um problema pois, além de gerar uma concorrência interna negativa, leva para o cliente a sensação de falta de comunicação dentro da empresa.
Além disso, as negociações estabelecidas se perdem e atrapalham a possibilidade de um contrato assinado.
Problema #5 – Pedidos ficarem perdidos e não serem feitos
Apesar de não ser o processo mais complicado da venda, é um ponto que pode estragar toda a sua negociação.
O mais difícil foi realizado: convencer o cliente a investir em seu produto.
Mas, se não há uma conclusão do pedido, todo esforço é jogado no lixo.
Quando vemos o processo de fora, pensamos que algumas fases são simples e não precisam de tanta atenção. Porém, muitas vezes são as partes que mais podem gerar problemas em sua venda.
Problema #6 – Falta de relatórios e métricas do backoffice
Se não há um esclarecimento dos resultados dos procedimentos e ações realizadas, o setor se vê prejudicado, pois a falta de indicadores impossibilita que sejam traçadas metas.
Sem metas, a equipe de backoffice da empresa estará caminhando no escuro, e tudo o que se pode esperar é que eles alcancem os mesmos resultados de sempre, ou então que haja uma queda.
Ponto de partida para resolver esses problemas
Por fim, podemos perceber que a falta de organização, padrão e informações estão presentes em quase todos os problemas citados.
Todas essas questões somadas à necessidade de uma ferramenta para digitalizar pedidos podem ser rapidamente resolvidas com o Contele Gestor de Equipes, de forma eficiente e com qualidade.
Com o Contele Gestor de Equipes, nossa equipe de desenvolvedores criou uma integração com o Notion para gerenciar os pedidos por etapas.
Melhoria: Formulário padronizado e preenchimento digitalizado garantido
Pelo Contele Gestor de Equipes, o gestor consegue criar formulários para serem utilizados durante as visitas.
Dessa forma, cria-se um padrão dentro da equipe externa, que coletará o mesmo tipo de informação nos clientes.
Nesses formulários é possível anexar fotos, arquivos, hora em que a visita foi realizada e definir o que é obrigatório ser respondido.
Com os formulários respondidos no APP do vendedor, as informações são enviadas para o sistema, onde o backoffice poderá analisar as respostas de imediato.
Possibilidade de automatizar novas ações
Com o auxílio da Contele, nossos clientes podem integrar esse novo processo a outros sistemas que a empresa utiliza (desde que elas possuam uma API).
Essas automações podem ser muito úteis para te:
- Notificar sobre atualizações;
- Enviar dados para outros setores;
- Retornar pedidos de vendas;
- Atualizar o cliente sobre o status do pedido.
Usando da forma correta, a automatização pode te ajudar a realizar um pós-vendas da sua equipe externa.
Ferramenta altamente flexível
Para tornar o trabalho dessa empresa ainda mais flexível, foi feita uma integração no Notion para que o backoffice pudesse gerenciar os formulários de vendas preenchidos em etapas.
E como acontece esse processo?
Após um formulário ser preenchido, ele cai em um fluxo criado no Notion que chamamos de “Pedidos de Vendas”.
Esse fluxo contém duas abas principais, sendo uma de entrada (onde cai todos os formulários recém preenchidos) e a etapa individual.
Na etapa individual, o colaborador do backoffice consegue mover os pedidos de vendas por status por meio de uma lista de kanban, sendo que os status são:
- Pedido em andamento;
- Pendente;
- Realizado;
- Não realizado.
E para melhorar, em cada pedido é identificado o responsável por ele, evitando que uma pessoa pegue o serviço de outra.
Fora isso, os colaboradores tem a liberdade de gerar relatórios e realizar filtros rápidos, o que garante a eles 100% de autonomia.
Como você pode começar a escalar as vendas do seu backoffice?
Por fim, você deve estar se perguntando como é possível aplicar essas mesmas soluções no backoffice da sua empresa.
Você pode fazer tudo isso iniciando um teste gratuito no Contele Gestor de Equipes, e usar tudo o que o sistema tem a oferecer.
Assim que você inicia um teste, um consultor especialista entrará em contato com você, e com ele, você poderá conversar sobre personalizações que deseja fazer na sua empresa.
Independente das particularidades da sua operação externa, queremos te ajudar a alcançar o seu sucesso.
Preparado? Então comece o seu teste gratuito no Contele Gestor de Equipes aqui.
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