Reembolso por km rodado: Aprenda como fazer o cálculo

Aprenda a fazer o cálculo do valor de reembolso por km rodado

Se você já usa o carro de seu funcionário e entende o quanto isto é vantajoso para a sua empresa, então iremos falar, sobre como calcular o valor (R$) de reembolso por km rodado.

É muito difícil você estipular um valor “aleatório” e esse valor agradar toda a sua equipe, não havendo nenhuma discordância. É muito comum haver discussões acaloradas entre empresa e funcionário, até que ambos fiquem satisfeitos.

Por isso, a decisão de estipular um valor de reembolso por km rodado não precisa ser “aleatória” e sim, uma decisão baseada em parâmetros e critérios técnicos, conforme irei lhe mostrar, passo a passo, em um exemplo de cálculo.

1. Definir o veículo padrão

Estipular um modelo padrão de veículo a ser usado

Esse padrão pode variar um pouco de acordo com o modelo de negócio, porém,em nosso exemplo, iremos adotar o “GOL MIL 0 KM”, para definir os critérios de consumo de combustível e manutenção.

2. Estimar o KM rodado por ano de trabalho

Essa estimativa deve ser muito próxima a realidade, para que todos os cálculos sejam efetivos e justos, para ambas as partes.

Estabeleça uma estimativa de valor de “KM RODADO” por ANO, e de preferência, que esse valor seja acordado com a equipe.

Exemplos de “KM RODADO” por ANO:

Meu funcionário irá rodar 24.000 KM por ano, a trabalho.

Meu funcionário irá rodar 12.000 KM por ano, a trabalho.

No exemplo a seguir iremos adotar os 24.000 KM por ano (2.000 KM por mês)

3. Estabelecer os indicadores para reembolso

Definir quais serão os indicadores que seu reembolso por km rodado irá restituir ao seu funcionário, e fazer o cálculo do valor por KM:

a-) Combustível:

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL 0 KM”, e o consumo médio desse veículo, de acordo com o fabricante, é de 14,75 KM por litro.

Para chegar no valor correto de reembolso por “KM RODADO”, deve-se aplicar a seguinte fórmula:

Custo do combustível (R$ por KM)   = Preço do litro (R$ por Litro)  / Consumo médio (KM por Litro)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo do combustível (R$ por KM)  =   3,76  (fonte) /  14,75  (fonte)

Custo do combustível (R$ por KM)  = 0,25

Esse valor, obrigatoriamente, entra na composição, pois o combustível é o mínimo que a empresa deve considerar para um reembolso por km rodado justo.

b-) IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento:

Se o custo do IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento for acertado entre as partes para compor o valor (R$) de reembolso por km rodado, a fórmula é essa:

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = (Valor do IPVA + SO + LIC) /  (“KM RODADO” por ANO)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM” temos o seguinte resultado:

IPVA = 3% do valor do carro na tabela fipe

  • SEGURO OBRIGATÓRIO =  R$ 105,65 (veículos particulares)
  • LICENCIAMENTO = R$ 80,07 (2016, em SP)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  =  (R$ 1.200,00 + R$ 105,65 + R$ 80,07) /  24.000  (“KM RODADO”por ano)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = R$ 0,06

c-) Manutenção:            

A manutenção (revisão da concessionária), depende diretamente do tempo de vida do veículo utilizado pelo funcionário, e também, se a empresa irá ou não, aceitar veículos acima de 03 anos de uso.

Nesse exemplo, iremos trabalhar com o “GOL MIL 0KM” e com o “KM RODADO” x ANO de 24.000KM

Revisões obrigatórias do GOL Mil 0KM:

quadro de revisão gol para reembolso km rodado

A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a cada 10.000Km ou 6 meses, de acordo com o que acontecer primeiro.

No exemplo que estamos adotando, haveriam duas revisões por ano, e iremos considerar o custo do terceiro ano (5°. e 6°. Revisão), para chegarmos no custo (R$ por KM) da manutenção.

Custo da manutenção (R$ por KM)  = Valor das revisões do ano  / “KM RODADO” por ANO

Em nosso exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da manutenção (R$ por KM)  =   R$ 980,67  (5°. e 6°. Revisão) /24.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04

d-) Investimento inicial x Depreciação:

Esse item é recomendado pagar, caso exista uma exigência de renovação da frota, por parte do funcionário.

Caso a empresa queira exigir que o funcionário utilize veículos com, no máximo, 03 anos para trabalhos pela empresa, esse custo de renovação pode ser incluído no valor do reembolso por km rodado.

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL”  e o valor atual nesse exemplo é R$ 40.000,00

Custo atual do veículo: R$ 40.000,00

  1. Taxa de depreciação 1°.ano: 20%
  2. Taxa de depreciação 2°.ano: 10%
  3. Taxa de depreciação 3°.ano: 10%

Valor líquido depreciado após 03 anos: R$ 24.000,00

Valor da depreciação: Valor atual – Valor depreciado líquido, após 03 anos

Valor da depreciação (03 anos): R$ 40.000,00 – R$ 24.000,00

Valor da depreciação (03 anos): R$16.000,00

Nesse exemplo que estamos adotando, o funcionário é obrigado a renovar o veículo a cada 3anos:

Custo da depreciação (R$ por KM)  = Valor de depreciação (03 anos)  / (“KM RODADO” x ANO) x 03 anos

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0km” temos o seguinte resultado:

Custo da depreciação (R$ por KM)  =   R$ 16.000  / 72.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22

e-) Limpeza:

Lembrando que existem situações, em que o carro é adesivado com a logomarca da sua empresa, e não é nada saudável, o veículo transitar na rua estando imundo.

O primeiro passo, é definir a periodicidade que a empresa está disposta a arcar com esse custo:

  • Limpeza Semanal (48 vezes ao ano)
  • Limpeza Quinzenal (24 vezes ao ano)
  • Limpeza Mensal (12 vezes ao ano)

Nesse exemplo irei adotar o período de “Limpeza Semanal”

O custo da lavagem completa em SP, gira em torno de R$ 35,00

Custo da limpeza (R$ por KM)  = (Limpeza semanal x custo da lavagem) / “KM RODADO” por ANO

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da limpeza (R$ por KM)  =   (48 x R$ 35,00) / 24.000  (“KM RODADO” por ano)

Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07

f-) Seguro:

O seguro é um custo importante e recomendamos adotá-lo em sua base de cálculo.

O valor do seguro muda muito de perfil para perfil, mas pode ser considerado, na média, em 6,5% do valor total do veículo.

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

  • Seguro = 6,5% do valor do carro
  • Valor do carro (exemplo) = R$ 40.000,00
  • Custo do seguro = R$ 2.600,00

Custo do seguro (R$ por KM)  =  R$ 2.600  / 24.000  (“KM RODADO” por ANO)

Custo do seguro (R$ por KM)  = R$ 0,11

4. Definir a participação da empresa

Definir qual a % de reembolso por km rodado, que a sua empresa irá utilizar:

Não é necessário a empresa arcar com todos custos do veículo, para que seu funcionário use a trabalho, até porque, ele também irá utilizar para si o veículo, e por isso, tem que participar também das despesas.

É prudente a empresa participar dos custos importantes, que garantam ao veículo pleno funcionamento, pois uma vez esse veículo parado, o prejuízo será para ambos os lados, além da empresa poder exigir mais responsabilidade e prestação de contas por parte do motorista.

Nesse exemplo, irei atribuir uma % de rateio, entre a empresa e o funcionário:

  • Custo do combustível (R$ por KM)  = R$ 0,25 * (100%) = R$ 0,25
  • Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM)  = R$ 0,06 * (50%) = R$ 0,03
  • Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04 * (100%) = R$ 0,04
  • Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22 * (100%) = R$ 0,22
  • Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07 * (50%) = R$ 0,035
  • Custo do seguro (R$ por KM)  = R$ 0,11* (50%) = R$ 0,055

Valor do KM rodado (nesse exemplo) = R$ 0,63 por KM

Esse valor é baseado em critérios, e não em “achismo”, e pode ser discutido de forma transparente entre as partes (empresa e funcionário).

Após apurado o valor justo do reembolso por km rodado, outra grande dificuldade, é apurar a verdadeira quilometragem rodada a trabalho no dia a dia e para isso, você pode clicar nesse post:

Como fazer um reembolso de despesas justo para seu técnico ou vendedor externo

Planilha para cálculo do KM rodado

Para chegar no fator de reembolso por km rodado dos seus funcionários, criamos uma planilha inteligente que faz todo o calculo para você.

Calculadora online de reembolso do KM rodado

Se você deseja chegar no fator com mais rapidez, criamos uma calculadora online de reembolso de KM rodado, que fará esse cálculo para você, com a possibilidade até de imprimir os resultados.

 

Calculadora Online Reembolso por KM Rodado
Reembolso por km rodado: Aprenda como fazer o cálculo
5 (100%) 2 votos