No post de hoje, explicarei as melhores práticas para automatizar processos da sua equipe externa, que te farão ganhar muito tempo livre para exercer outras tarefas.
Conteúdo
O que é automação e quais são os seus benefícios?
É um fato: automatizar processos da equipe externa traz muitos benefícios.
Quando os problemas internos estão resolvidos, a equipe consegue ser mais produtiva na rua.
A automação reduz a distância entre o que acontece na rua e na empresa, o que te permite ganhar tempo.
Para automatizar processos e tarefas, o gestor precisa conhecer o começo, meio e fim delas. Isso é necessário para encontrar oportunidades de melhorias em cada uma.
Não existe fórmula mágica: você só pode melhorar alguma coisa se conhecer como se faz ela.
Para que você possa conhecer algumas possibilidades, eu vou trazer agora 3 cases reais de automações que transformaram a rotina de outras empresas.
1. Automação com o Zendesk para agendar visitas automaticamente
Em primeiro lugar, temos um case real que o consultor especialista da Contele, Douglas Vichi, trouxe para nós.
Ele lidou com um case de sucesso realizado para a empresa Aiko Digital, que precisava otimizar o agendamento de visitas dos funcionários externos.
Além de utilizar o Contele Gestor de Equipes, a Aiko utiliza o Zendesk, sistema para que os seus clientes possam abrir tickets de solicitação dos serviços.
Sendo assim, o objetivo deles era: toda vez que um ticket fosse aberto, deveria ser agendado uma visita no Contele Gestor de Equipes.
Essa ação pouparia muito tempo da equipe, visto que as informações coletadas nos tickets eram as mesmas necessárias para agendar uma visita.
Com tudo isso em mente, como seria possível fazer uma integração com os dois sistemas?
Automação pelo Zapier
Para que levássemos as informações do Zendesk para o Contele Gestor de Equipes, decidimos utilizar o Zapier como intermediador.
Caso você não conheça, o Zapier é uma ferramenta web que conecta sistemas diversos, sem a necessidade de saber programação.
No nosso exemplo, nós fizemos uma integração para que:
Toda vez que um ticket for criado, o Zapier deverá conectar com o Contele Gestor de Equipes para agendar uma visita.
2. Notificações para o WhatsApp do gestor
Em certos serviços externos, dependendo do decorrer da visita, o gestor precisa ser notificado da situação encontrada.
E foi isso que fizemos com uma empresa de limpeza de piscinas, que precisava ser notificada quando uma piscina estivesse com o nível de pH fora do padrão exigido.
Como configurar essa notificação?
Assim como em outros casos, o técnico da piscina precisa preencher um formulário detalhando as informações da piscina.
Uma das perguntas servem para informar o nível de pH da piscina.
O que fizemos: uma automação do aplicativo do Contele Equipes com o WhatsApp, para que toda vez que marcassem um checkbox que não fosse o parâmetro ideal, o gestor recebesse uma notificação no celular.
Essa automação fez com que a empresa poupasse tempo dos colaboradores que, antes, precisavam ver visita por visita para encontrar distorções.
Leia completo: Formulários para Serviços de Limpeza de Piscinas: Automatize suas Ações
3. Geração e envio de contrato para o cliente
Vamos apresentar outro exemplo: gerar contratos quando a resposta de um lead após uma apresentação for sim.
Essa automação é capaz de eliminar o trabalho operacional da sua equipe, deixando que a tecnologia tome 100% conta dela.
Com o Zapier, você pode fazer com que, toda vez que um formulário de vendas demonstrar que um cliente vai fechar um negócio, seja gerado automaticamente um contrato, que é enviado direto para o e-mail do mesmo.
Esse contrato utilizará as informações já existentes do cliente, como por exemplo: Nome, data, valor preenchida, quantidade contratada.
Transforme sua gestão com automação
Aqui, mostramos 3 exemplos de como a automação pode economizar horas da sua operação.
Mas, por experiência própria, sabemos que podemos ir muito mais além nessa ação.
Como mencionado, nos últimos três ou quatro anos, temos trabalhado na automatização de nossos processos internos e alguns que envolvem clientes.
No ano passado, conseguimos automatizar 387 processos em nossa conta do Zapier, o que resultou em mais de um milhão de tarefas automatizadas.
Ou seja, isso significa uma média de 100 mil tarefas por mês, incluindo envio de e-mails, envio de WhatsApp, preenchimento de planilhas, atualização de CRM’s, delegação de tarefas, entre outras atividades.
Antes de automatizarmos esses processos, era preciso de uma quantidade enorme de funcionários para executar essas tarefas manualmente. Com o uso do Zapier, conseguimos executar essas tarefas de forma eficiente e sem precisar de uma grande equipe. O Zapier tem mais de 3.000 aplicações conectadas a ele, o que significa que há várias possibilidades de automatização.
Se você tem interesse em aumentar a produtividade da sua equipe, e automatizar processos dela, comece um teste gratuito no Contele Gestor de Equipes.
Estaremos esperando para ouvir sua história e encontrar as melhores soluções para você!
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