Calcular o reembolso da sua equipe externa é uma das tarefas mais importantes, mas que pode tomar muito tempo. Neste post, junto da especialista Sheila Barros, vamos mostrar uma opção de sistema que faz a gestão de reembolso de km rodado e gera relatórios para você.
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Ajuda de custo fixa ou reembolso do valor do km rodado?
Algumas empresas optam por ajuda de custo fixa ao invés do reembolso por km rodado.
A vantagem desse modelo está no gerenciamento. Uma vez determinado o valor, todo final do mês efetua-se o pagamento, sem necessidade de uma apuração.
A desvantagem é o desequilíbrio financeiro dessa operação.
Se o valor fixo que sua empresa paga é baixo, sua equipe ou parte dela, irá reclamar que não cobre o custo. Sobretudo isso pode virar um problema maior no futuro.
Se o valor fixo que sua empresa paga é alto, provavelmente sua empresa estará desperdiçando recursos.
Pagando um valor fixo, independente do que rodou, será difícil encontrar uma relação justa para ambos.
Veja mais nesse post: Ajuda de custo fixa ou reembolso do valor do km rodado?
Reembolso: o equilíbrio perfeito
Se a gestão de reembolso por km rodado não for bem feita, vai gerar divergências dentro da equipe externa.
Nesses casos, o valor sempre é pouco para quem recebe, e muito para quem paga.
Para chegar no equilíbrio perfeito, são necessários dois fatores:
- O cálculo correto do valor;
- O reembolso automático para sua equipe.
A captação de informações do hodômetro do veículo, é onde eu mais vejo as empresas errando, e a Sheila complementa:
“Muitas empresas ainda pedem para que o funcionário envie ao gestor fotos do hodômetro no início e fim do dia, precisando transcrever aquelas informações em uma planilha para gerar relatórios, e só depois alguém fazer o reembolso”
Sheila Barros
Quando um sistema de gestão de reembolso entra na história, todo esse trabalho manual desaparece, trazendo produtividade para o gestor e equipe externa.
Para isso, abrimos o Contele Gestor de Equipes para mostrar os seus benefícios.
Definindo o valor de reembolso por km rodado
Antes de tudo, é necessário configurar o reembolso por quilômetro rodado no sistema, e basta preencher em reais qual será o valor do reembolso.
Para se ter uma ideia, dos nossos clientes com carro, 80% têm o valor de reembolso por km rodado na faixa entre R$0,55 a R$1,20.
Detalhe: Caso você tenha dúvidas se o seu valor é justo, disponibilizamos nossa calculadora online de reembolso por KM rodado, para se chegar no melhor valor por km rodado.
“É possível configurar um único reembolso para todos, ou reembolsos individuais, caso sua equipe utilize diversos veículos, como carros e motos.”
Sheila Barros
Por fim, você pode definir em que momento os reembolsos serão contabilizados e se será permitido ou não cadastros de gastos avulsos, como restaurante, estacionamento, etc.
Aplicativo da equipe externa
Após o gestor de equipes concluir as configurações, os colaboradores poderão realizar visitas com o reembolso contabilizando.
Lembra daquele exemplo que demos no começo, onde o funcionário externo precisava registrar o odômetro do veículo manualmente durante o dia? Com o sistema e aplicativo, isso não é mais preciso.
Utilizando o Contele Equipes, Sempre que é feito um check-in e check-out, o sistema registra automaticamente as coordenadas do funcionário por meio do GPS.
Assim, os colaboradores precisam se preocupar apenas em realizar as visitas e gastar tempo com o que realmente é necessário.
Relatório de reembolso de km rodado
Após cada check-out, as coordenadas são processadas e são enviadas para o relatório de reembolso.
O relatório apresenta gráficos com os tipos de gastos, além de você também poder ver:
- Distância percorrida por usuário;
- Reembolso por km individual;
- Lançamentos avulsos;
- Gastos totais;
Além dessas informações gerais, o gestor de equipes externas têm total liberdade para checar as rotas de cada funcionário e, se necessário, ajustá-las ou até mesmo inserir visitas.
Pagamento do reembolso
O relatório de reembolso possui a opção de ser impresso para o colaborador externo assinar o documento, com todos os registros do mês.
Assinado o documento, basta entregar ao setor financeiro e realizar o pagamento como sua empresa sempre faz. Rápido e simples.
Quero fazer gestão de reembolso em alto nível
Como podemos ver neste post, basta uma solução simples e automática para trazer economia e produtividade para a equipe externa.
Teste grátis o Contele Gestor de Equipes e veja na prática os gastos com km rodado reduzindo.
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