Como fazer um reembolso de despesas justo para seu técnico, promotor ou vendedor externo

Como fazer um reembolso de despesas justo para seu técnico, promotor ou vendedor externo

Como ser justo no reembolso de despesas dos km rodados.

O valor a ser reembolsado por km rodado refere-se aos gastos efetuados com veículos de propriedade do funcionário.

Veículo da empresa X Veículo do funcionário

Qual a melhor opção para sua empresa?

Utilizar o veículo do seu funcionário para prestar serviço externo à sua empresa pode ser um bom negócio para você, pois todos os custos tradicionais de um veículo podem ser traduzidos no reembolso de despesas de quilometragem, ou seja, esqueça todo o trabalho e os gastos com investimento inicial, depreciação, manutenção, combustível, seguro, IPVA, multas, limpeza etc.

Além de toda a economia de tempo, é claramente visível, que o funcionário externo não cuida tão bem do patrimônio da empresa quanto cuida de seu veículo pessoal.

Quando o carro é do funcionário, o cuidado é muito maior do que quando o veículo é da empresa. Essa realidade por si só já é uma boa vantagem.

Você entenderá bem o que estou falando, se observar um carro 0 Km pertencente a uma empresa, comparando o antes com o depois em três anos de uso contínuo. Na maioria dos casos o veículo fica parecendo uma “sucata”.

Pois bem, se você já usa o carro do seu funcionário e entende o quanto isto é vantajoso para a sua empresa, então vamos falar sobre reembolso de despesas de quilometragem.

O valor do pagamento de reembolso por KM para seus funcionários externos está sendo justo?

Há tempos tenho visto absurdos dentro das empresas sobre desperdícios de recursos e de tempo, só para apurar a quilometragem rodada pelo funcionário externo. As discordâncias de valores, assim como as informações duvidosas, são recorrentes.Já conversamos com empresas em que o funcionário solicitou reembolso de 7.000 km rodados em um mês. Sem noção! E também já vi empresas pagarem R$ 0,25 por km rodado, o que é um absurdo, porque só cobre o custo do combustível.

Grandes empresas possuem setores específicos que cuidam desse tipo de reembolso e de vários outros tipos. Especificamente para o reembolso de quilometragem, os profissionais responsáveis precisam verificar, manualmente no Google Maps, se as rotas apontadas pelos seus funcionários estão corretas, calculando o valor desses reembolsos sem uma real precisão.

Se você vive ou viveu algumas das coisas que conversamos agora, está na hora de você  pensar diferente.

A tecnologia atual resolve esses problemas da forma mais simples possível!

Fazer um sistema automático de reembolso, com critérios justos para ambos os lados é PER-FEI-TA-MEN-TE POS-SÍ-VEL.

Top 3 Pensamentos sobre Reembolso de Despesas Externas

Fizemos uma lista que resume especialmente o que todo gestor precisa pensar sobre o reembolso de gastos externos.

Confira o ranking dos 3 critérios mais importantes:

1-) Estou pagando a quilometragem rodada somente a trabalho?

Muitos trajetos que o funcionário faz por conveniência podem não ser produtivos para a empresa. Dois exemplos distintos de reembolsos de quilometragem injustificados são: Almoçar em casa e, em grandes cidades, preferir por rotas rodoviárias para despistar o trânsito pequeno. Neste caso, o ideal é pagar somente a quilometragem realizada durante as visitas marcadas.

2-) O valor final deste reembolso está justo para ambos os lados?

O valor desse reembolso não pode virar composição salarial. O valor deve servir para cobertura de custos. Isso tem que ficar claro para que não haja desentendimentos e desalinhamentos entre os membros de sua equipe. Os itens cobertos nesse valor de reembolso devem estar claros, e o valor em R$ tem que ser compatível com premissas importantes, como:

1. Reembolso cobre o custo da gasolina!

Considere sempre um valor médio de consumo de 7 a 10 km por litro.

(Depende do perfil de trânsito, se é dentro das cidades ou rodoviário)

2. Reembolso cobre a manutenção do carro!

Exija os comprovantes das revisões de manutenção.

3. Reembolso cobre despesas gerais do carro!

Apresentar comprovante do IPVA, licenciamento e seguro obrigatório pagos ano a ano.

Não deixe de exigir os comprovantes, pois no final das contas, o prejudicado poderá ser a empresa.

3-) Reembolso não é moeda de troca?

Infelizmente alguns gestores usam o reembolso para motivar um funcionários com insatisfação de remuneração. Isso é uma armadilha! Se existe uma insatisfação, o problema deve ser tratado de forma transparente. Jamais compense com coisas que não sustentam uma parceria empresa-funcionário a longo prazo.

Através da tecnologia o Contele Gestor de Equipes torna todas essas premissas possíveis em um único lugar. Conheça melhor o nosso método único de Reembolso.

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