Como fazer um reembolso de despesas justo para seu técnico, promotor ou vendedor externo

Como ser justo no reembolso de despesas dos km rodados.

O valor a ser reembolsado por km rodado refere-se aos gastos efetuados com veículos de propriedade do funcionário.

Veículo da empresa X Veículo do funcionário

Qual a melhor opção para sua empresa?

Utilizar o veículo do seu funcionário para prestar serviço externo à sua empresa pode ser um bom negócio para você, pois todos os custos tradicionais de um veículo podem ser traduzidos no reembolso de despesas de quilometragem, ou seja, esqueça todo o trabalho e os gastos com investimento inicial, depreciação, manutenção, combustível, seguro, IPVA, multas, limpeza etc.

Além de toda a economia de tempo, é claramente visível, que o funcionário externo não cuida tão bem do patrimônio da empresa quanto cuida de seu veículo pessoal.

Quando o carro é do funcionário, o cuidado é muito maior do que quando o veículo é da empresa. Essa realidade por si só já é uma boa vantagem.

Você entenderá bem o que estou falando, se observar um carro 0 Km pertencente a uma empresa, comparando o antes com o depois em três anos de uso contínuo. Na maioria dos casos o veículo fica parecendo uma “sucata”.

Pois bem, se você já usa o carro do seu funcionário e entende o quanto isto é vantajoso para a sua empresa, então vamos falar sobre reembolso de despesas de quilometragem.

O valor do pagamento de reembolso por KM para seus funcionários externos está sendo justo?

Há tempos tenho visto absurdos dentro das empresas sobre desperdícios de recursos e de tempo, só para apurar a quilometragem rodada pelo funcionário externo. As discordâncias de valores, assim como as informações duvidosas, são recorrentes.Já conversamos com empresas em que o funcionário solicitou reembolso de 7.000 km rodados em um mês. Sem noção! E também já vi empresas pagarem R$ 0,25 por km rodado, o que é um absurdo, porque só cobre o custo do combustível.

Grandes empresas possuem setores específicos que cuidam desse tipo de reembolso e de vários outros tipos. Especificamente para o reembolso de quilometragem, os profissionais responsáveis precisam verificar, manualmente no Google Maps, se as rotas apontadas pelos seus funcionários estão corretas, calculando o valor desses reembolsos sem uma real precisão.

Se você vive ou viveu algumas das coisas que conversamos agora, está na hora de você  pensar diferente.

A tecnologia atual resolve esses problemas da forma mais simples possível!

Fazer um sistema automático de reembolso, com critérios justos para ambos os lados é PER-FEI-TA-MEN-TE POS-SÍ-VEL.

Top 3 Pensamentos sobre Reembolso de Despesas Externas

Fizemos uma lista que resume especialmente o que todo gestor precisa pensar sobre o reembolso de gastos externos.

Confira o ranking dos 3 critérios mais importantes:

1-) Estou pagando a quilometragem rodada somente a trabalho?

Muitos trajetos que o funcionário faz por conveniência podem não ser produtivos para a empresa. Dois exemplos distintos de reembolsos de quilometragem injustificados são: Almoçar em casa e, em grandes cidades, preferir por rotas rodoviárias para despistar o trânsito pequeno. Neste caso, o ideal é pagar somente a quilometragem realizada durante as visitas marcadas.

2-) O valor final deste reembolso está justo para ambos os lados?

O valor desse reembolso não pode virar composição salarial. O valor deve servir para cobertura de custos. Isso tem que ficar claro para que não haja desentendimentos e desalinhamentos entre os membros de sua equipe. Os itens cobertos nesse valor de reembolso devem estar claros, e o valor em R$ tem que ser compatível com premissas importantes, como:

1. Reembolso cobre o custo da gasolina!

Considere sempre um valor médio de consumo de 7 a 10 km por litro.

(Depende do perfil de trânsito, se é dentro das cidades ou rodoviário)

2. Reembolso cobre a manutenção do carro!

Exija os comprovantes das revisões de manutenção.

3. Reembolso cobre despesas gerais do carro!

Apresentar comprovante do IPVA, licenciamento e seguro obrigatório pagos ano a ano.

Não deixe de exigir os comprovantes, pois no final das contas, o prejudicado poderá ser a empresa.

3-) Reembolso não é moeda de troca?

Infelizmente alguns gestores usam o reembolso para motivar um funcionários com insatisfação de remuneração. Isso é uma armadilha! Se existe uma insatisfação, o problema deve ser tratado de forma transparente. Jamais compense com coisas que não sustentam uma parceria empresa-funcionário a longo prazo.

Através da tecnologia o Contele Gestor de Equipes torna todas essas premissas possíveis em um único lugar. Conheça melhor o nosso método único de Reembolso.

 

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