Chega de Papelada: Como fazer uma Ordem de Serviço Digital e Gratuita

Chega de Papelada: Como fazer uma Ordem de Serviço Digital e Gratuita

É muito importante que as empresas e gestores busquem pela diminuição do papel na gestão da sua equipe externa.

Além da necessidade do armazenamento, o uso do papel traz improdutividade, tanto para a equipe quanto para o gestor.

Mas, você sabia que é possível digitalizar toda operação dos seus técnicos, ganhando em produtividade e redução de custos, e o melhor, de forma totalmente gratuita?

Veja neste post, Como fazer uma Ordem de Serviço Digital e Gratuita e se livre do uso do papel na operação da sua equipe externa.

Ordem de Serviço

A ordem de serviço é um documento fundamental para quem presta serviços técnicos.

O documento serve para uma infinidade de propósitos no cliente, como por exemplo:

  • Registrar o serviço executado;
  • Quantificar os materiais gastos na visita;
  • Documentar data e tempo de trabalho no cliente;
  • Colher assinatura do cliente e do responsável pelo serviço.

Todos os registros e informações vão muito além de um documento comercial e servem, até mesmo, como elemento jurídico em caso de conflito nos serviços prestados

Portanto, a gestão desses documentos é vital para quem é prestador de serviços.

Ordem de Serviço Digital

A tecnologia avançou demais e, por isso, temos que acabar com aquela papelada que o funcionário precisa carregar e devolver para a empresa.

Por isso, o uso do smartphone para equipe externa é recomendado.

A ordem de serviço do Contele Gestor de Equipes, por exemplo, transforma o tradicional papel da ordem de serviço em um formulário digitalizado, onde a comunicação é feita através da tela do aparelho, sem perder a qualidade da informação.

Todas as informações são digitalizadas pelo sistema, até mesmo a assinatura do cliente, que é feita na tela do dispositivo móvel do funcionário.

O seu cliente recebe uma cópia via e-mail.

Trabalho limpo, consciente e sustentável, já que o papel está entre os produtos que mais impactam o meio ambiente.

Sem papel rasurado, sem contrato amassado, sem sulfite manchada de café. E além disso, mais produtividade e agilidade para compartilhar documentos.

Fotos na Ordem de Serviço Digital

A Ordem de Serviço Digital possibilita o usuário anexar arquivos de fotos no formulário, o que torna todo processo muito mais organizado e de fácil acesso, em contraste com quem trabalha com papel, que precisa manter um arquivamento em paralelo para as fotos.

As fotos são fundamentais para quem presta o serviço. Nela fica registrado de fato, tudo que foi realizado na visita do técnico.

Esse registro protege a empresa e o técnico de possíveis conflitos nos serviços prestados, já que o trabalho fica registrado em foto também.

Assinatura Digital

Uma das maiores objeções quando se trata em migrar a ordem de serviço para o modelo digital, é referente à assinatura digital.

Assinatura digital é uma forma simples e segura de assinar online um documento que, antes, era feito em papel.

Ao contrário do que muitos imaginam, a assinatura digital já possui valor legal, de acordo com Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Ou seja, a empresa pode coletar assinatura de seus clientes sem precisar de um documento físico!

Como fazer uma Ordem de Serviço Online e Gratuita

Para as empresas que buscam entrar no mundo digital mas não tem um orçamento para contratar um software, o Google pode ajudar!

Uma saída para ter uma ordem de serviço digital de graça é usando o Google Formulários.

Esse recurso permite que você crie campos de perguntas para que seu funcionário preencha com informações da visita realizada.

Com uma ordem de serviço criada com o Google Formulários, você pode coletar algumas informações básicas da visita, como:

  • Número da Ordem de Serviço;
  • Nome do cliente;
  • Endereço;
  • Funcionário;
  • Contato do atendente;
  • Descrição da visita;
  • Foto da visita.

Foto retirada do Google Formulários

Por não ser uma ferramenta própria para ordem de serviço, o formulário vai deixar a desejar na coleta de informações de maneira automática.

Apesar do formulário registrar o dia e o horário em que foi preenchido, a hora de entrada na visita (Check-in) e saída da visita (Check-out) não será registrada.

Então, se o tempo de visita for um indicador chave para sua equipe, você deve colocar um campo no formulário para que seu funcionário registre o momento em que chegou no cliente.

Dica: Adicionando o e-mail do cliente em um campo do formulário do Google, a ordem de serviço também é enviada para o cliente, servindo como uma garantia de que o serviço foi realizado!

Ordem de Serviço Digital do Contele Gestor de Equipes

O Google Formulários é uma ótima solução gratuita para quem quer migrar para o digital.

Porém, com o passar do tempo, o gestor passará a ter necessidades que somente um sistema criado com o objetivo de gerar Ordens de Serviço pode dar conta.

O Contele Gestor de Equipes é um software que tem esse recurso integrado. Um sistema próprio para essa atividade é vantajoso para a empresa, pois, sua equipe encontrará todos os campos prontos para preencher as informações.

Além  disso, sua equipe poderá adicionar fotos com comentários do serviço prestado e coletar assinatura digital do cliente.

Imagem retirada do Contele Gestor de Equipes

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