Como convencer minha diretoria a investir em um software para gestão de equipes externas?

11 Argumentos para convencer minha diretoria a investir em um software para gestão de equipes externas.

Olá tudo bem? Hoje falaremos sobre 11 Argumentos para convencer minha diretoria a investir em um software para gestão de equipes externas.

Vamos tocar em um tema que é delicado, afinal todos sabemos que falar em investimento, nos dias de hoje parece utopia.

Pois bem, uma coisa eu posso garantir a você, toda decisão de investimento  é baseada no retorno oferecido.

Existe um termo em inglês chamado ROI (Return On Investiment), que define o quanto o projeto é viável para se investir.

Se você está tentando viabilizar um software para gestão de equipes externas, você já se perguntou o quanto de retorno sua empresa pode obter com esse investimento?

Os números falam sempre muito alto quando você vai vender um projeto para o diretor de uma empresa.

Vou expor alguns cenários comuns em uma equipe externa, e você vai identificar como explorar na hora de “vender o seu peixe” para convencer seu diretor

Argumento 1: Tenho uma equipe enxuta e estou precisando contratar mais pessoas.

Opa! Se você está nesta situação, o cenário está fácil para você.!

O que é melhor, contratar um funcionário ou aumentar a capacidade de resultado dos atuais?

Nenhum diretor vai optar em aumentar o quadro, sem antes esgotar a produtividade de sua equipe.

Organizar e formar um modelo de trabalho totalmente sustentável e altamente rentável, é o resultado final da implantação de um software para gestão de equipes externas.

Argumento 2: Tenho uma equipe ociosa e preciso reduzir custos.

Sales team in training

Ociosidade é o pior desperdício que sua empresa pode ter! Nessas horas, não se omita em relação a isso!

Porém, nesse cenário cabe uma pergunta antes:

Será que simplesmente cortar o quadro vai funcionar?

Se você tem ociosidade e não entende o verdadeiro motivo dela, cortar algum funcionário pode não resolver, e você ainda pode ter problemas de qualidade nos resultados.

Se você não sabe o motivo da ociosidade, um software para gestão de equipes externas vai te mostrar claramente onde você pode cortar, e ainda melhorar seus índices de produtividade.

Se a ociosidade vem da indisciplina, você pode usar um software para  gestão de equipes externas, para diminuir a desconfiança gerada entre gestores e equipe externa.

Em muitos casos, os funcionários pensam que o bom trabalho não está sendo visto, por outro lado, os gestores desconfiam que os funcionários estão omitindo informações ou não estão dando o melhor deles.

O ideal é acompanhar de perto a rotina da equipe, micro gerenciar quando for preciso e macro gerenciar na maior parte do tempo.

Uma vez implantado o software para gestão de equipes externas, você vai logo perceber:

  • Quem trabalha muito, e é realmente  produtivo.
  • Quem trabalha menos do que deveria.
  • Quem trabalha muito, mas não é produtivo.
  • Quem precisa de treinamento.

Se cortar custos é uma questão de urgência, então faça de maneira inteligente, apresentando esse modelo a sua diretoria.

Argumento 3:  Meus consultores não visitam mais nossos clientes, apenas tiram pedido por telefone.

Essa é uma grande armadilha em vendas!

Cuidado! Ter a certeza da visita é uma grande arma contra a concorrência!

O consultor se acostuma a ligar para o cliente e receber aquele pedido “no colo”, e a partir daí, não quer mais ir tomar aquele cafezinho para estreitar o relacionamento.

Esse cenário é cômodo, porém, quem é de vendas sabe que a concorrência é forte em todos os segmentos de mercado, e enquanto você está tirando pedido por telefone, tem um consultor concorrente prospectando e convencendo seu cliente a mudar de bandeira.

Fora outras questões do ponto de vista estratégico, que deixam de acontecer quando o consultor não vai até o local:

  • No caso do comercial, descobrir em qual área é melhor a prospecção. (se ele não vai no local não tem como saber!)
  • Descobrir quais são os problemas que mais atrapalham o atingimento das metas, ou atender os serviços com mais qualidade!
  • No caso de  uma equipe técnica, descobrir quais clientes estão sem receber visitas há algum tempo. (muitos chamados são resolvidos remotamente e o gestor nem fica sabendo).

Você é um gestor atento, porém não tem como saber se o seu vendedor foi ou não na visita, certo?

Isso é passado! Implante o software para gestão de equipes externas e tudo isso será resolvido!

Será que seu diretor vai se recusar depois que você apresentar essa argumentação?

Argumento 4: O tempo de duração de suas visitas implica na qualidade da venda.

Não admita funcionários externos na sua equipe que façam “bicos” paralelos

Seu produto tem uma abordagem consultiva?

O seu produto tem que ser muito bem explicado para convencer o cliente?

Pois é, não dá pra imaginar seu vendedor fazendo uma visita em 10 ou 15 minutos, certo?

Se você é gestor, atender o seu cliente é uma de suas especialidades, então você sabe muito bem o tempo que leva uma visita bem feita no cliente.

Se o seu vendedor visita, visita, visita e não sai nada, onde está o problema?

Seu técnico faz visitas rápidas demais, será que o serviço foi de qualidade?

Uma abordagem curta ou longa demais, implica em dizer que seu consultor não soube reter a atenção necessária de seu cliente ou fez o serviço no tempo devido, e a maneira mais inteligente de você perceber isso, é o tempo que o seu consultor leva em cada visita.

Hoje é possível fazer isso com a tecnologia, mesmo se sua equipe for grande.

Um software para gestão de equipes externas possibilita fazer  check-in  e check-out e fornecer essa informação em apenas “um clique” para você.

Argumento 5: Quero acabar com tanto papel na empresa.

acabar com o papel

Esse assunto tem que ser muito além de uma ideologia ambiental.

Lógico que a preservação do meio ambiente está cada vez mais entrando na consciência da sociedade em geral, porém o foco aqui é o custo alto do papel.

O uso do papel é caro, só que é difícil perceber o seu custo real.

Impressões, custos administrativos e custos de armazenamento são os mais impactantes, e é importante reduzir/remover ferramentas que ocupam espaço e/ou necessitam de atenção periódica (Ex: Pastas/Arquivos com relatórios de tudo o que foi feito no mês, impressoras etc.)

A digitalização dos documentos nas empresas veio pra ficar e não tem mais volta!.

Argumento 6: Quero roteirizar as visitas externas dos meus consultores.

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Se você tem uma equipe, e toda a agenda está na cabeça do seu consultor, com certeza você tem desperdício de tempo e de recurso!

Hoje em dia, com o custo do deslocamento cada vez mais caro, sair para rua sem se planejar chega a ser insano.

Definir uma rotina de trabalho com análise prévia do deslocamento, é necessário para conter o desperdício dos funcionários atuais, e é muito efetivo com os novos funcionários, pois eles já começam em sua empresa com planejamento desde o primeiro dia.

Fora o fato de otimizar o tempo gasto com organização de rotas e controle de visitas em modelos do Excel e Google Maps, que o gestor não consegue atuar e, portanto a decisão fica na mão do consultor.

A desorganização desses roteiros justifica e muito a utilização de um software para gestão de equipes externas.

Argumento 7: Quero impedir abusos no reembolso de despesas da minha equipe.

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O reembolso é um tema delicado nas empresas, porque formar uma regra justa que agrade ambos os lados, é uma tarefa bem difícil!

Os critérios de medição do reembolso usado na maioria das empresas, são métodos frágeis do ponto de vista da confiabilidade, e muitas vezes geram conflitos internos.

Um software para gestão de equipes externas, torna justo o reembolso, além de resolver todos os problemas e evitar a perda de tempo gerada com esses controles.

Esse assunto por si só, já viabiliza a contratação de um software de gestão de equipes externas, pois o critério justo e a eliminação de planilhas, já traz um retorno alto para sua empresa, e o seu diretor vai gostar muito disso.

Argumento 8: Quero evitar horas extras desnecessárias.

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Hora extra é uma das principais razões (estima-se 17% do total de ações) que leva um funcionário a mover uma ação trabalhista na Justiça do Trabalho!

Se a sua empresa tem dificuldades de controlar a jornada de seu funcionário externo, certamente você tem um argumento forte para mostrar a necessidade da implantação de um software para gestão de equipes externas.

Controlar a jornada de trabalho externo, através da tecnologia, significa estar preparado perante a Lei, para uma eventual ação trabalhista.

É literalmente fazer a lição de casa e não ficar exposto no futuro.

Argumento 9: Cuidar sempre das informações, inclusive depois que seu vendedor sair da empresa.

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Informação é a moeda forte para o sucesso do trabalho externo!

Garantir o armazenamento, de forma segura e digital, de informações das visitas externas de sua empresa, é algo fundamental para o sucesso.

O custo de aquisição de um cliente é muito alto para que as informações de prospecção feita por todos os vendedores fique somente com eles.

Fora outras facilidades como por exemplo, poder consultar em segundos, o que aconteceu durante uma visita técnica ou uma abordagem comercial em um determinado cliente, isso é algo que te dá poder de decisão.

Tudo o que sua equipe fizer na rua, o software para gestão de equipes externas vai transformar em dados e enviar a você.

Isso é um argumento poderoso para você usar na sua empresa!

Argumento 10: Chegar atrasado nas visitas.

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Ser pontual diz muito sobre o que é a sua empresa!

A percepção do cliente é de desorganização e de um atendimento de baixa qualidade, nos casos de atrasos.

O pior de tudo, é quando o cliente que se irrita, liga para sua empresa e você nem sabe onde este consultor está localizado.

Quando vai se atrasar, o mínimo a ser feito, é ligar avisando o cliente qual a previsão de sua chegada na empresa.

Não é o ideal, porém, uma eventualidade pode ser aceita.

O problema maior é o gestor ter os olhos vendados para esse tipo de problema, e não ter controle das visitas realizadas dentro e fora do horário combinado.

Então, minha dica é que você se comprometa a eliminar os atrasos e posicionar antecipadamente o cliente, de forma profissional, sobre um eventual atraso (exceção).

Argumento 11: Encaminhar o serviço com máxima agilidade ao consultor mais próximo.

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O argumento da agilidade é muito importante para convencer um diretor!

Melhorar a logística de distribuição, entrega ou prestação de serviço, e enviar o atendimento ao consultor mais próximo do cliente, faz toda diferença!

Maior diferença ainda, é ter um aplicativo no Smartphone/Tablet do consultor que recebe o serviço e atende o cliente.

O cliente assina a ordem de serviço na tela do Smartphone/Tablet e você recebe em seu e-mail, no mesmo momento, todas as informações dessa visita.

Todos nós sabemos que o mundo de hoje tem pressa, e nada como a tecnologia para tornar tudo isso, muito mais simples para sua empresa.

Para finalizar esse longo, mas muito útil post, vou dar uma dica importante para você que chegou até aqui, e portanto merece essa dica!

Procure fazer um teste antes de adquirir um software para gestão de equipes externas, porque apresentações remotas ou em Power Point são feitas para convencer você a usar!

Implantar um software para gestão de equipes externas, tem um impacto muito positivo na sua empresa, e você poderá colher bons frutos dessa iniciativa, porém, TESTE tudo antes, para que você consiga ter a certeza de que tudo funciona, e que realmente serve para sua empresa!

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