Uma das dificuldades do gestor de equipes é fazer o controle de visitas externas de maneira precisa e assertiva.
Neste post, vamos conversar com o consultor especialista Danilo Jesus, mostrando como esquecer de vez as planilhas e usar um sistema para fazer o controle de visitas.
Conteúdo
Por que gestores procuram por controle de visitas externas?
Danilo é consultor especialista do Contele Gestor de Equipes, e explica que a maioria dos gestores com quem tem contato, procuram por controle de visitas externas.
“O gestor vem até nós para confirmar que sua equipe realizou a visita”
Danilo Jesus
E existem dois problemas que fazem um gestor de equipes procurar uma solução: o:
- Quando o funcionário deixa de fazer uma visita;
- Quando o cliente alega que a visita não foi feita, então a empresa precisa provar que ela foi realizada.
Um sistema de gestão de equipes externas com controle de visitas, é a solução certa para isso. .
Agendamento de visitas
O controle de visitas se inicia no planejamento e agendamento das visitas.
No Contele Gestor de Equipes, o gestor tem um calendário onde consegue ver todas as visitas do mês distribuídas, quem vai fazê-las e o seu status atual, que são:
- Visitas completas;
- Incompletas;
- Pendentes;
- Perdidas;
- Recusadas;
- Canceladas;
É possível também filtrar as visitas por funcionário ou status, e ter uma visualização do dia, semana ou mês.
Na criação da visita, o responsável pelo planejamento da equipe externa determina o dia, local e horário, entre outras funcionalidades, como:
- Recorrência da visita;
- Melhor rota para chegar no local;
- Atribuir formulários na visita.
Como as visitas aparecem para o funcionário?
As visitas são encaminhadas automaticamente para o funcionário pelo aplicativo da equipe externa, o Contele Equipes.
No aplicativo, o funcionário terá a visão de todas as visitas que ele precisa fazer no dia, como no exemplo abaixo:
Chegando ao local, o funcionário externo seleciona a visita no aplicativo, e confirma o check-in.
Durante a visita, ele irá preencher as informações que o gestor de equipes definiu, como:
- Formulário da visita (o que aconteceu, feedback do cliente, etc);
- Foto do serviço realizado;
- Assinatura digital.
Relatório de visitas
Após a realização das visitas, o gestor de equipes externas pode garantir que ela realmente foi feita através do relatório de visitas.
O relatório de visitas do Contele Gestor de Equipes agrupa todas as atividades e dados que foram gerados em cada visita pelos colaboradores.
É possível também bloquear o check-in longe do local e, caso opte por não ter esse bloqueio, o relatório de visitas mostrará que a visita foi registrada longe do local.
“Todas essas funcionalidades garantem a segurança de que a visita foi feita”
Danilo Jesus
E nesse mesmo relatório, o gestor de equipes tem acesso às ordens de serviços, podendo compartilhar com os clientes por e-mail ou WhatsApp.
Relatório de locais não visitados
O Contele Gestor de Equipes mostra também os locais que estão sem visitas.
Pelo relatório de locais não visitados, o gestor define uma data, e o sistema apresenta todos os clientes que estão sem receber visitas desde aquele dia.
Essa é uma ferramenta poderosa de reativação de clientes, captando aqueles que poderiam ser perdidos pela falta de visitas.
Quero controlar as visitas externas da minha equipe
Um sistema de controle de visitas externas te entrega flexibilidade e segurança ao mesmo tempo, dando tranquilidade ao gestor de equipes, sabendo que não terá dores de cabeça com isso.
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